OFFICE ASSISTANT 3 - Walla Walla (WFSE Internal Transfer Only)

Тип зайнятості: Agency Internal Transfer - Permanent

SeattleUA Аналіз вакансії

💡 Розумне Резюме

Час читання: 2 хв ▼

📄 Огляд Посади

Ця повна робота позиція Офісного асистента 3 у Департаменті громадської корекції в місті Волла Волла, штат Вашингтон, надає підтримку адміністративним завданням і операціям у рамках програми внутрішніх переведень WFSE. Заявники повинні бути поточними працівниками ДОК, що шукають внутрішні переведення.

📋 Основні Обов'язки

Надавати адміністративну підтримку, включаючи управління документами та зберігання записів.
Підтримувати графік і координацію діяльності відділу.
Вести відповідність та забезпечувати комунікацію в рамках підрозділу.
Вести інвентаризацію офісних запасів та забезпечувати ефективність операцій.
Підтримувати начальника підрозділу у виконанні різних адміністративних завдань за потреби.

🛠 Необхідні Навички

Технічні Навички

Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook) Системи управління електронною поштою Програми управління інвентарем Бази даних

М'які Навички

Комунікація Організація Увага до деталей Розв'язання проблем Колаборація в команді

🎓 Кваліфікація

Досвід

Не вказано явно, але передбачає досвід роботи в ДОК.

Сертифікати

Сертифікат 1

⭐ Ідеальний Кандидат

Ідеальний кандидат — це людина з розширеним досвідом у ролях адміністративної підтримки, особливо в установах влади, яка демонструє сильні організаційні здібності, увагу до деталей та вміння працювати з Microsoft Office Suite та системами управління інвентарем. Вони повинні добре вміти комунікувати та мати доведений досвід підвищення ефективності операцій через активне розв'язання проблем.

💬 Підготовка до Співбесіди

Розкажіть про ситуацію, коли ви керували кількома взаємовиключними завданнями, одночасно підтримуючи високу точність у управлінні документами. Як ви забезпечили ефективну обробку всіх справ?

Вони хочуть оцінити ваші здібності організації та здатність виконувати складні адміністративні завдання під тиском.

Надайте конкретну ситуацію з вашого минулого досвіду, де ви успішно вирішували кілька завдань, підкреслюючи ваше використання інструментів приорітетів та підхід до підтримки точності та ефективності.

Як ви впоралися б із ситуацією, коли запаси в офісі загрожували критичною втратою, що впливало на щоденне виконання роботи?

Це випробування вашим здатністю розв'язувати проблеми та підтримувати ефективність операцій через активне управління інвентарем.

Опишіть ваш поетапний підхід до визначення проблеми, комунікації з постачальниками та впровадження системи для запобігання подібним відсутностям, підкреслюючи вашу увагу до деталей та креативність.

💡 Поради щодо Подачі Заявки

Відзначте свій досвід у ролях адміністративної підтримки в установах влади, акцентуючи увагу на управлінні документами та графіком.
Кількісно відзначте свої досягнення, наприклад, зменшення часу на обробку накопичення документів на 20% через ефективне управління документами та оптимізацію процесів.
Включіть ключові слова, такі як 'внутрішнє переведення WFSE', 'Microsoft Office Suite', 'управління інвентарем', 'координація відділу', щоб збігатися з описом роботи.
Застосуйте резюме, щоб відобразити переносні навички, що відповідають операціям у владних установах, зосереджуючись на міжвіддільних взаємодіях та виконанні регуляторних стандартів.
У листі до керівника акцентуйте ваше розуміння конкретних потреб і культури установи у Волла Волла, зв'язуючи ваш досвід з їхніми цілями.

🚀 Кар'єрний Шлях

Ця позиція може вести до можливостей росту, таких як стати старшим офісним асистентом, переходити до керівних позицій у адміністративних одиницях, або навіть перейти до спеціалізованих позицій, таких як спеціаліст з управління документами або адміністративний офіцер у ширшому контексті влади.

AI Аналіз: SeattleUA

Оригінальний опис вакансії

Опис

Внутрішній перелік змін у розділі 2 Додаткової ДОК статті 4.7

Офісний асистент 3 (OA3) - Позиція SJ02

Вола Вола – 113 - Вола Вола, ВА

Дільниця комунікації з громадським виконавчим відділом має доступну постійну повну робочу позицію Офісного асистента 3 (OA3). Ця позиція, SJ02, знаходиться в одиниці 113 у Вола Вола, ВА.

Робочий графік для цієї позиції – понеділок до п'ятниця, 8:00 години до 17:00 годин. Робочі години визначаються потребами одиниці та належать на розсуд керівника одиниці. Якщо ви зараз працюєте за альтернативним графіком, будь ласка, зверніть увагу, що ця позиція може не здатися відповідати цьому графіку. Для питань зверніться до Офісу персоналу.

Вимоги

У відповідності з розділом 2 Додаткової ДОК статті 4.7 Додаткової угоди про колективні переговори (CBA) Washington Federation of State Employees (WFSE) 2025-2027, ця вакансія доступна лише для кандидатів на внутрішній перелік. Працівники, які відповідають наступним критеріям, можуть подати заявку:

Ви прошуєте перелік за розділом 2 Додаткової ДОК статті 4.7 угоди про колективні переговори (CBA) WFSE.
Ви є постійним працівником ДОК.
Ви зараз маєте постійний статус у професійному класі, який відкрито в цій вакансії.
Ви зараз перебуваєте в позиції, яка представляється WFSE.

Додаткова інформація

Як подати заявку:

Якщо ви відповідаєте вищезазначеним критеріям та зацікавлені у переліку на цю позицію, будь ласка, подайте заявку на: doceasttransferrequest@DOC1.WA.GOV. Будь ласка, згадайте номер позиції та включіть у заявку наступну інформацію:

Повне ім'я
Номер особистого запису
Поточна посада та робоча одиниця

Примітка за умовами колективного договору:

Якщо ви запросили перелік за підрозділом 2 Додаткового ДОК Артикула 4.7 та відмовилися від пропозиції, ви не можете запросити інший Артикул 4.7 перелік протягом 12 місяців.
Якщо ви прийняли перелік за підрозділом 2 Додаткового ДОК Артикула 4.7 ви не маєте права запросити інший перелік за цим Артикулом протягом 24 місяців.

Для отримання додаткової інформації або у разі питань щодо цієї можливості, будь ласка, відправте електронний лист doceasttransferrequest@DOC1.WA.GOV.

SeattleUA Job Analysis

💡 Smart Summary

Reading time: 2 min ▼

📄 Position Overview

This full-time Office Assistant 3 position within the Community Corrections Division in Walla Walla, WA supports administrative tasks and operations under the WFSE Internal Transfer Program. Applicants must be current permanent DOC employees seeking internal transfers only.

📋 Key Responsibilities

Provide administrative support including document management and record keeping.
Assist with scheduling and coordination of departmental activities.
Handle correspondence and facilitate communication within the unit.
Maintain office supplies inventory and ensure operational efficiency.
Support unit supervisor with various administrative tasks as needed.

🛠 Required Skills

Technical Skills

Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook) Email Management Systems Inventory Management Software Basic Database Management

Soft Skills

Communication Organization Attention to Detail Problem Solving Team Collaboration

🎓 Qualifications

Experience

Relevant experience within DOC is required.

⭐ Ideal Candidate

The ideal candidate is someone with robust experience in administrative support roles, particularly within governmental settings, demonstrating strong organizational skills, attention to detail, and proficiency with Microsoft Office Suite and inventory management systems. They should excel in communication and have a proven track record of enhancing operational efficiency through proactive problem-solving.

💬 Interview Preparation

Tell me about a time when you managed multiple competing priorities while maintaining high accuracy in document management. How did you ensure everything was handled efficiently?

They want to assess your organizational skills and ability to handle complex administrative tasks under pressure.

Provide a specific scenario from your past experience where you successfully juggled multiple tasks, highlighting your use of prioritization tools and your approach to maintaining accuracy and efficiency.

How would you handle a situation where office supplies were running critically low, impacting daily operations?

This tests your problem-solving skills and ability to maintain operational efficiency through proactive inventory management.

Describe your step-by-step approach to identifying the issue, communicating with suppliers, and implementing a system to prevent future shortages, emphasizing your attention to detail and resourcefulness.

What experience do you have with scheduling complex departmental meetings and coordinating with multiple stakeholders?

They need to verify your capability to manage communication and logistics effectively within a governmental context.

Provide concrete examples from your previous roles, detailing how you managed scheduling conflicts, communicated with diverse stakeholders, and ensured all logistical aspects were covered to achieve successful meetings.

💡 Application Tips

Highlight your experience specifically in administrative roles within government agencies, emphasizing document management and scheduling tasks.
Quantify your achievements, such as reducing backlog times by 20% through efficient record keeping and streamlined processes.
Include keywords like 'WFSE Internal Transfer', 'Microsoft Office Suite', 'Inventory Management', and 'Departmental Coordination' to align with the job description.
Customize your resume to showcase transferable skills relevant to government operations, focusing on cross-agency collaboration and compliance with regulatory standards.
In your cover letter, emphasize your understanding of the specific needs and culture of the Walla Walla government entity, aligning your past experiences with their goals.

🚀 Career Path

This position can lead to advancement opportunities such as becoming a Senior Office Assistant, transitioning into supervisory roles within administrative units, or even moving into specialized roles like Records Management Specialist or Administrative Officer within the broader governmental framework.

AI Analysis by SeattleKR

Original Job Description

Description

WFSE Section 2 Supplemental DOC Article 4.7 Internal Transfer Opportunity

Office Assistant 3 (OA3) - Position SJ02

Walla Walla – 113 - Walla Walla, WA

The Community Corrections Division has a permanent, full time Office Assistant 3 (OA3) opening available. This position, SJ02 is with the Walla Walla unit 113, in Walla Walla, WA.

The work schedule for this position is Monday through Friday, 8:00 am to 5:00 pm. Work hours are determined by unit needs and are at the discretion of the unit supervisor. If you are currently working an alternate work schedule, please be aware that this position may not be able to honor that schedule. For questions, please contact the Human Resource Office.

Qualifications

In accordance with Section 2 Supplemental DOC Article 4.7 of the Washington Federation of State Employees (WFSE) 2025-2027 Collective Bargaining Agreement (CBA), this job opening is available to internal transfer candidates ONLY. Employees who meet the following criteria may apply:

You are requesting a transfer under Section 2 Supplemental DOC Article 4.7 of the WFSE CBA.
You are a permanent DOC employee.
You currently hold permanent status in the job class being recruited for in this job posting.
You are currently in a position represented by WFSE.

Supplemental Information

How to Apply:

If you meet the criteria outlined above and are interested in transferring to this position, please submit a request to: doceasttransferrequest@DOC1.WA.GOV. Please reference the position number and include the following information in your request:

Full name
Personnel number
Current job title and work unit

Note, per the CBA:

If you requested transfer under Section 2 Supplemental DOC Article 4.7 and you refused the offer, you cannot request another Article 4.7 transfer for 12 months.
If you have accepted a transfer under Section 2 Supplemental DOC Article 4.7 you are not eligible to request another transfer under this Article for 24 months.

For more information or questions about this opportunity, please email doceasttransferrequest@DOC1.WA.GOV.

Період подачі заявок

7дн. 09:30:37

Дата початку 7/6/2026 (Пн)

Кінцевий термін 7/8/2026 (Ср)

11:59 PM кінцевий термін

Подати заявку на сайті

Кліків по кнопці: 3