SeattleUA Аналіз вакансії
💡 Розумне Резюме
Оригінальний опис вакансії
Опис
Зарплата, вказана вище, включає запланований 2%-ий загальний зростання зарплати, який вступає в силу 1 липня 2026 року.
Збереження Вашингтону чистим і зеленим
Департамент екології шукає Адміністративного асистента відділу управління водними басейнами (Адміністративний асистент 3) у межах Програми якості води.
Місце роботи:
- Головна офісна будівля в Лейсі, штат Вашингтон.
- При прийнятті на роботу ви повинні жити у відстані, що є доступною для подорожей, від місця виконання обов’язків.
Графік роботи:
- Ця посада має право на роботу з дистанції та гнучкий графік.
- Вимагається мінімум три дні на тиждень у офісі.
- Графіки залежать від потреб посади та можуть змінюватися.
Термін подання заявок:
- Подавайте заявку до 21 червня 2026 року
- Заяви, подані після вказаної дати, можуть не бути розглянуті, щоLESS ніж потрібно додаткових кваліфікованих кандидатів.
Обов’язки
З’єднайтеся з нами у цій цікавій адміністративній позиції, щоб захистити водні ресурси Вашингтону! У цій ролі ви надасте важливу підтримку керівникові відділу управління водними ресурсами та різноманітній команді керівників, планувальників та науковців. Ви допоможете у форматуванні та редагуванні ключових документів, таких як ТМДЛ (план відновлення води), документи з непунктної звітності, документи планування та рекомендації, документи з прийняття правил та різноманітні відповіді. Ви допоможете організувати та запланувати зустрічі та публічні слухання щодо нових правил, змін правил та оновлень планів та рекомендацій.
Ви також станете експертом відділу у справах закупівель, ведення часу та відстеження обладнання. У співпраці з керівництвом відділу ви організувати та провести діяльність з підтримки колективу, використання спільного простору, доступність документів, а також допоможете новим працівникам ознайомитися з внутрішніми адміністративними процедурами та інструментами.
Це чудова можливість використовувати та розвивати ваші навички розв’язання проблем, організації, комунікації та роботи в команді, під час створення або розвитку кар’єри у захисті навколишнього середовища. Ви приєднаєтеся до підтримуючої команди, яка віддана вашому зростанню та успіху. Важливими будуть сильні організаційні навички та увага до деталей, оскільки ви будете керувати кількома завданнями.
Що ви зробите:
- Надавайте конфіденційну адміністративну підтримку керівникові відділу та працівникам. Зберігайте конфіденційність інформації та записів, що містять особисто ідентифіковану інформацію та/або юридичні питання.
- Виконуйте складні завдання з обробки тексту, такі як відредагування, форматування та редагування листів, нотаток, технічних звітів, публікацій програм, описів посад, оцінок, політик та процедур програм. Забезпечуйте, щоб фінальні листи та нотатки відповідали мінімальним стандартам доступності та відповідали вимогам ADA, якщо це потрібно.
- Підтримуйте керівника відділу з його графіком та електронним календарем. Ведіть тимчасові проекти, забезпечуючи керівника відділу інформацією про важливі питання та статус проектів.
- Підтримуйте відділ як експерта з ведення часу та відпусток у електронній системі агентства, включаючи навчання нових працівників, вирішення проблем, ведення звітів та відправлення нагадувань.
- Організуйте закупівлі разом із координатором закупівель у головному управлінні та керуйте простором офісу для відділу.
- Допомогти відділу у плануванні та організації зустрічей, тренінгів та публічних подій. Допомогти експертам з теми у підготовці пакетів до зустрічей, брошури та підписок, а також допомогти з реєстрацією учасників.
- Розвивати високоякісні професійні стосунки з адміністративним персоналом програми та керівництвом.
Вимоги
Для детальної інформації про те, як ми розраховуємо досвід та відповіді на інші часто задавані питання, будь ласка, відвідайте наш сайт набору.
Вимогові кваліфікації:
Чотири (4) роки досвіду та/або освіти, пов’язані з обов’язками посади, що включає наступне:
- Адміністративна координація – Досвід організації графіків, зустрічей та завдань, щоб забезпечити ефективну роботу керівників та працівників, виконання термінів, а також зосередження на основній роботі програми.
- Комунікація – Досвід у написанні, редагуванні та перевірці листів, документів та звітів у відповідності з вимогами доступності документів та простого мовлення для забезпечення чіткої та правильної комунікації.
- Управління записами та інформацією – Досвід у збереженні, організації та веденні записів та файлів для виконання вимог та забезпечення легкого доступу до інформації.
- Використання технологій – Досвід у використанні Microsoft Office, SharePoint та стандартних офісних інструментів для виконання щоденного робочого завдання точно та ефективно.
- Підбор і незалежне рішення – Досвід у оцінці запитів та встановленні пріоритетів для забезпечення виконання важливих завдань у встановлений термін.
Приклади, як відповідати вимогам:
- 4 роки досвіду.
- 3 роки досвіду та 30–59 семестрових або 45–89 квартерних кредитів університету.
- 2 роки досвіду та 60–89 семестрових або 90–134 квартерних кредитів університету (диплом бакалавра).
- 1 рік досвіду та 90–119 семестрових або 135–179 квартерних кредитів університету.
- Немає досвіду та диплом бакалавра або вище.
Додаткова інформація
Екологія не використовує E-Verify система; отже, ми не маємо права продовжувати STEM Optional Practical Training (OPT). Для отримання додаткової інформації, будь ласка, відвідайте www.uscis.gov.
Наша відданість DEIR
Диверсія, справедливість, включення та повага (DEIR) є основними цінностями, що мають ключове значення для роботи Ecology. Ми намагаємося створити робоче місце, де ми цінуємо себе за наші справжні ідентичності, розвиваємо свої професійні цілі та співпрацюємо для захисту, збереження та покращення середовища для поточних та майбутніх поколінь.
Диверсія: Ми цінуємо та відкрито відповідаємо на диверсію; наші унікальні погляди та здібності роблять нас більш вразливими та призводять до інноваційних підходів та рішень.
Справедливість: Ми підтримуємо справедливість, усвідомлюючи, що кожному потрібно різні речі, щоб відчути себе комфортно.
Включення: Ми намагаємося створити та зберігати простір, щоб усі мали реальні можливості участвувати та вносити вклад у роботу Ecology.
Повага: Ми ставимося до одного одного з поваги та достоїнства, визнаючи вбудовану цінність наших різноманітних поглядів та досвідів, навіть у часи невпевненості та спорів.
Ми вважаємо, що DEIR є як метою, так і дією. Ми на шляху, визнаючи нашу спільну людство та роблячи кроки, щоб показати нашу відданість візії, де кожен з нас почувається, бачиться та цінується.
Процес подачі заявки
Ecology шукає різноманітних кандидатів: ми розглядаємо диверсію, справедливість, включення та повагу через широкий призматичний погляд, включаючи расу, етнічність, клас, вік, релігію, сексуальну орієнтацію, гендерну ідентичність, статус міграції, військовий досвід, мову, освіту, життєвий досвід, фізичну недугу, нейрорізноманітність та інтерсекційні ідентичності. Кваліфіковані кандидати з усіх фондів пропонуються подавати заявки.
Як подати заявку
Натисніть „Застосувати“ у верхній частині цієї сторінки. Виконайте повну заявку, включаючи повну історію роботи та відповіді на всі додаткові питання, та прикріпіть:
- Лист уваги, який описує вашінтерес до та кваліфікацію для цієї посади
- Резюме
Оскільки ми робимо вибір на основі інформації, яку ви надаєте, у вашій інтересі повністю заповнити заявку. Резюме не може замінювати розділ "досвід роботи" заявки або навпаки. Заявки з порожніми полями або відповідями на додаткові питання, які містять коментарі типу "див. резюме", можуть бути вважені неповними.
Атестація заявки: Під час подання заявки ви підтверджуєте, що інформація, яка міститься в заявці та на всіх приложениях, повна та вірна. Держава може перевірити цю інформацію, і будь-які хибні або неправдиві відповіді можуть призвести до відхилення вашої заявки або звільнення, якщо ви будете прийняті на роботу.
Потрібна допомога?
Якщо вам потрібна раціональна допомога під час процесу подання заявки та/або екранування, включаючи це оголошення про роботу у вигляді альтернативного формату:
- Будь ласка, зв’яжіться з нами за адресою 360-407-6186 або careers@ecy.wa.gov
- Якщо ви є слухом ураженим або маєте проблеми з слухом, ви можете дзвонити через Сервіс передачі повідомлень штату Вашингтон, дзвоніть 711 або 1-800-833-6384.
Питання?
- Для конкретних питань щодо варіантів розташування посади, графіку роботи або обов’язків, будь ласка, зв’яжіться Беном Роу за адресою Ben.Rau@ecy.wa.gov
- Якщо ви потребуєте допомоги з поданням на цю роботу, маєте питання щодо статусу вашого застосування, хочете отримати повний опис посади або маєте будь-які інші питання, зверніться до комітету набору за адресою careers@ecy.wa.gov
Про водні ресурси Програма
Місія Програми водних ресурсів – забезпечити, щоб усі водні істоти, а також громади в басейні, мали прохолодну, чисту воду, щоб відновлювати й підтримувати нас у змінному кліматі.
Відділ управління басейнами розташований у головному офісі Ecology. Наш відділ складається з трьох одиниць, включаючи 28 працівників, які працюють над захистом якості води в таких областях:
- Стандарти якості поверхневих та підземних вод
- Статеве оцінювання якості води та список водних об'єктів, що не відповідають стандартам
- Непунктова забруднення: сільське господарство та лісництво
- Плани очищення води
- Відповідність гідроелектростанцій стандартам якості води
- Програма контролю підземного відчуження
- Управління даними про якість води
Про Департамент екології
Як екологічна організація, яка захищає навколишнє середовище штату Вашингтон, ми глибоко зобов’язані захищати, зберігати й покращувати навколишнє середовище штату для поточних і майбутніх поколінь. З’єднання з Ecology означає стати частиною команди, присвяченої захисту й підтримці здоров’я землі, повітря, води та клімату в гармонії з сильним економічним розвитком. Кар’єра в сфері публічної служби в Ecology дозволяє вам допомогти вирішити деякі з найважливіших проблем, які стикається наш штат, одночасно залучаяться до збереження вашого здоров’я та фінансової стабільності. Ми поєднуємо одні з найкращих у країні пакетів соціальних гарантій з сильним зобов’язанням у балансі життя та роботи. Ми інвестуємо в наших працівників, щоб створити й зберегти робоче середовище, що сприяє творчому лідерству, ефективному управлінню ресурсами, командній роботі, професіоналізму та відповідальності.
Працівники Ecology можуть бути прийняті до наступних: Медичне, стоматологічне та офтальмологічне забезпечення для працівника та залежних, Система соціального забезпечення працівників (PERS), Відпустка, хвороба та інші відпустки, 11 відпочинкових днів на рік, Програма скасування боргів з публічної служби, Відмовка від оплати навчання, Довгострокова диспансеризація & Страхування життя, Програми відкладеного компенсування, Програма допомоги з доглядом за дитиною (DCAP), Програма гнучкого витрати (FSA), Програма допомоги для працівника, Програма сприяння зменшенню поїздок, Комбінований фонд зборів, SmartHealth *Натисніть тут для отримання додаткової інформації
Щоб дізнатися більше про Екологію, відвідайте наш сайт, ознайомтеся Робота в Екології, ознайомтеся з нашим стратегічним планом, та зв'яжіться з нами на LinkedIn, Facebook, Instagram, YouTube, або наш блог.
Рівність шансів: Департамент екології Вашингтонського стану є роботодавцем, який забезпечує рівність шансів. Ми намагаємося створити робоче середовище, яке включає та поважає культурну, расову, етнічну, сексуальну орієнтацію та гендерну ідентичність. Жінки, расові та етнічні меншини, особи з інвалідністю, особи від 40 років та старші, ветерани, супруги військових або особи з військовим статусом, а також особи всіх сексуальних орієнтацій та гендерних ідентичностей залучені до участь у вакансіях.
Колективна угодова дія: Ця вакансія відповідає угодовій одиниці, для якої єдиним представником є Федеративна асоціація працівників станів Вашингтону (WFSE).
Примітка: Це набор може використовуватися для заповнення інших вакансій у тій же категорії роботи по всій агенції. Після заповнення всіх вакансій, викладених у оголошенні набору, цей набір може використовуватися лише для заповнення додаткових вільних вакансій протягом наступних шістдесяти (60) днів.
#LI-DNI
SeattleUA Job Analysis
💡 Smart Summary
Original Job Description
Description
The salary listed above includes the scheduled 2% general salary increase that goes into effect on July 1, 2026.
Keeping Washington Clean and Evergreen
The Department of Ecology is hiring a Watershed Management Section Administrative Assistant (Administrative Assistant 3) within the Water Quality Program.
Location:
- Headquarters Office in Lacey, WA.
- Upon hire, you must live within a commutable distance from the duty station.
Schedule:
- This position is eligible for telework and flexible schedule options.
- A minimum of three days per week is required in the office.
- Schedules are dependent upon position needs and are subject to change.
Application Timeline:
- Apply by June 21, 2026
- Applications submitted after the date above may not be reviewed unless additional qualified applicants are needed.
Duties
Be a part of protecting Washington’s waters in this exciting administrative position! In this role, you will provide essential support to the Watershed Management Section Manager and a diverse team of unit supervisors, planners, and scientists within. You will assist with formatting and editing key documents such as TMDLs (water cleanup plans), nonpoint reporting documents, planning and guidance documents, rule-making documents and a variety of correspondence. You will help organize and schedule meetings and public hearings relating to new rules, rule changes, and plan and guidance updates.
You will also serve as the section expert in purchasing, timekeeping, and equipment tracking. In collaboration with section leadership, you will organize and facilitate office environment teambuilding activities, shared-space usage, document accessibility, and you will help new employees learn internal administrative procedures and tools.
This is a great opportunity to use and grow your problem-solving, organizational, communication, and teamwork skills while building or advancing a career in environmental protection. You will be joining a supportive team invested in your growth and success. Strong organizational skills, and attention to detail will be crucial as you manage multiple tasks.
What you will do:
- Provide confidential administrative support to the Section Manager and staff. Maintain confidentiality of information and records with personally identifiable information and/or legal issues.
- Performs complex word processing tasks such as proofreading, formatting and editing letters, memos, technical reports, program publications, position descriptions, evaluations, program policies and procedures. Ensure final letters and memos meet Accessibility minimum standards and comply with ADA requirements as applicable.
- Support the Section Manager with their schedule and electronic calendar. Tracks time-sensitive projects, keeping the section manager informed of significant issues and status of projects.
- Support the section as the subject matter expert on timekeeping and leave in the Agency’s electronic system, including training new employees and troubleshooting challenges, running reports, and sending reminders.
- Coordinates purchases with headquarters purchasing coordinator and manages office space for the section.
- Assist the section with scheduling and organizing meetings, trainings, and public events. Assist subject matter experts with meeting packets, brochures, and signage, and assists with sign-in/attendee lists.
- Cultivate excellent professional relationships with program administrative staff and leadership.
Qualifications
For detailed information on how we calculate experience and responses to other frequently asked questions, please visit our Recruitment website.
Required Qualifications:
Four (4) years of experience and/or education related to the duties of the position, which includes the following:
- Administrative Coordination – Experience organizing schedules, meetings, and tasks to ensure managers and staff can operate efficiently, meet deadlines, and stay focused on core program work.
- Communication – Experience writing, editing, and reviewing correspondence, documents, and reports following document accessibility and plain language requirements to provide clear, correct communication.
- Records and Information Management – Experience maintaining, organizing, and tracking records and files to meet requirements and support easy access to information.
- Technology Use – Experience using Microsoft Office, SharePoint, and standard office tools to complete daily work accurately and efficiently.
- Prioritization and Independent Judgment – Experience evaluating requests and setting priorities to ensure important work is completed on schedule.
Examples of how to qualify:
- 4 years of experience.
- 3 years of experience AND 30-59 semester or 45-89 quarter college credits.
- 2 years of experience AND 60-89 semester or 90-134 quarter college credits (Associate’s degree).
- 1 years of experience AND 90-119 semester or 135-179 quarter college credits.
- No experience AND a Bachelor’s degree or above.
Supplemental Information
Ecology does not use the E-Verify system; therefore, we are not eligible to extend STEM Optional Practical Training (OPT). For more information, please visit www.uscis.gov.
Our Commitment to DEIR
Diversity, Equity, Inclusion, and Respect (DEIR) are core values central to Ecology's work. We strive to be a workplace where we are esteemed for sharing our authentic identities, while advancing our individual professional goals and collaborating to protect, preserve, and enhance the environment for current and future generations.
Diversity: We celebrate and appreciate diversity; our unique perspectives and abilities enrich us all and lead to innovative approaches and solutions.
Equity: We champion equity, recognizing that each of us need different things to thrive.
Inclusion: We intentionally create and hold space so that we all have meaningful opportunities to participate and contribute to Ecology’s work.
Respect: We treat each other with respect and dignity, acknowledging the inherent worth of our diverse perspectives and lived experiences, even in times of uncertainty and disagreement.
We believe that DEIR is both a goal and an action. We are on a journey, honoring our shared humanity and taking steps to demonstrate our commitment to a vision where each of us is heard, seen, and valued.
Application Process
Ecology seeks diverse applicants: We view diversity, equity, inclusion, and respect through a broad lens including race, ethnicity, class, age, religion, sexual orientation, gender identity, immigration status, military background, language, education, life experience, physical disability, neurodiversity, and intersectional identities. Qualified job seekers from all backgrounds are encouraged to apply.
How to Apply
Click “Apply” at the top of this page. Complete the entire application, including full work history and responses to all supplemental questions, and attach:
- Cover letter, describing your interest in and qualifications for this position
- Resume
Because we base our selection on the information you provide, it is in your best interest to complete the application thoroughly. A resume will not substitute for the “work experience” section of the application or vice versa. Applications with blank fields or supplemental question responses with comments such as “see resume” may be considered incomplete.
Application Attestation: By submitting an application, you are affirming that the information contained in your application and on all attachments is complete and truthful. The state may verify this information, and any false or misleading answers may result in rejection of your application or dismissal if employed.
Need an Accommodation?
If you need reasonable accommodation during the application and/or screening process, including this job announcement in an alternate format:
- Please contact us at 360-407-6186 or careers@ecy.wa.gov
- If you are deaf or hard of hearing, you may call through the Washington Relay Service by dialing 711 or 1-800-833-6384.
Questions?
- For specific questions about the position location options, schedule, or duties, please contact Ben Rau at Ben.Rau@ecy.wa.gov
- If you need assistance applying for this job, are inquiring about the status of your application, would like to request the full position description, or have any other questions, please contact the Recruitment Team at careers@ecy.wa.gov
About the Water Quality Program
The mission of the Water Quality Program is to is to ensure that all aquatic life, and communities in the watershed, experience cool, clean water to refresh and sustain us in a changing climate.
The Watershed Management Section is housed in Ecology’s headquarters office. Our section is composed of three units, including 28 staff that work on protecting water quality in the following areas:
- Surface and groundwater quality standards
- Statewide water quality assessment & the list of impaired waters
- Nonpoint pollution: agriculture and forestry
- Water cleanup plans
- Hydropower facility compliance with water quality standards
- Underground injection control program
- Water quality data management
About the Department of Ecology
As the State of Washington’s environmental protection agency, we are deeply committed to protecting, preserving, and enhancing Washington’s environment for current and future generations. Joining Ecology means becoming part of a team dedicated to protecting and sustaining healthy land, air, water, and climate in harmony with a strong economy. A career in public service at Ecology allows you to help solve some of the most challenging problems facing our state, while keeping your health and financial security a priority. We combine one of the most competitive benefits packages in the nation with a strong commitment to life/work balance. We invest in our employees to create and sustain a working environment that encourages creative leadership, effective resource management, teamwork, professionalism, and accountability.
Ecology employees may be eligible for the following: Medical/Dental/Vision for employee & dependent(s), Public Employees Retirement System (PERS), Vacation, Sick, and other Leave, 11 Paid Holidays per year, Public Service Loan Forgiveness, Tuition Waiver, Long Term Disability & Life Insurance, Deferred Compensation Programs, Dependent Care Assistance Program (DCAP), Flexible Spending Arrangement (FSA), Employee Assistance Program, Commute Trip Reduction Incentives, Combined Fund Drive, SmartHealth *Click here for more information
To learn more about Ecology, please visit our website, explore Working at Ecology, check out our Strategic Plan, and connect with us on LinkedIn, Facebook, Instagram, YouTube, or our blog.
Equal Opportunity Employer: The Washington State Department of Ecology is an equal opportunity employer. We strive to create a working environment that includes and respects cultural, racial, ethnic, sexual orientation and gender identity diversity. Women, racial and ethnic minorities, persons of disability, persons over 40 years of age, veterans, military spouses or people with military status, and people of all sexual orientations and gender identities are encouraged to apply.
Collective Bargaining: This is a position covered by a bargaining unit for which the Washington Federation of State Employees (WFSE) is the exclusive representative.
Note: This recruitment may be used to fill other positions of the same job classification across the agency. Once all the position(s) from the recruitment announcement are filled, the recruitment may only be used to fill additional open positions for the next sixty (60) days.
#LI-DNI