OFFICE MANAGER

Опис

Люди з діабетом, яким потрібна разумна адаптація в процесі застосування або інформація в альтернативному форматі, можуть зв'язатися з HR@wssb.wa.gov. Ті, хто має порушення слуху та потребує адаптації, з радістю зв'язуються з Вашингтонським релейним сервісом за номером 1-800-676-3777 або www.washingtonrelay.com.

Основна мета Вашингтонського закладу для сліпоти (WSSB) — надати сліпим і з невеликою сліпотою особам можливість досягти повного потенціалу. Ми віримо в майбутнє, у якому кожен сліпий або з невеликою сліпотою учень у Вашингтоні отримує підтримку та послуги, необхідні для успіху. Наші програми та послуги надаються через різноманітний спектр можливостей, включаючи широкий спектр короткострокових та довгострокових програм, які включають резидентні варіанти на нашому університетському кампусі у Ванкувері, послуги вихідного характеру в локальних школах та спільнотах, доступ до спеціалізованої техніки та ресурсів через наш Огденський ресурсний центр, а також можливості навчання для батьків, вчителів та пов'язаних посередників через комбінацію зусиль від різних відділів. Найбільш цінним ресурсом в WSSB є наша вражаюча команда. Наші цінні співробітники постійно стимулюються до покращення способів надання послуг нашим учням та спільноті. Основні цінності WSSB — це орієнтація на учнів, еквіті, доступність, взаємовідносини та неперервне покращення.

Обов'язки

Підсумок позиції

Керівник офісу є головною адміністративною підтримкою для прийому на кампусі та операцій зі спорудами. Ця позиція забезпечує гладке, безпечне та відповідне щоденне функціонування, керуючи прийомною лінією, координацією заявок та графіком роботи, підтримкою керівника споруд і зберіганням ключових документів. Як основна точка зв'язку для студентів, персоналу, родин та гостей, ця роль вимагає сильних організаційних, комунікаційних та навичок множинного завдання.

Ключові обов'язки

• Операції прийому на прийомній: Виконувати роль головного прийомника на кампусі; привітати гостей, перевіряти мету відвідування, виконувати процедури прийому та надавати загальну інформацію про школу.
• Керівництво з комунікації: Відповідати на дзвінки та електронні листи для головного номеру кампусу; надавати звичайні інформаційні матеріали та правильно напрямовувати запити.
• Адміністративна підтримка споруд: Помогати керівникові споруд у завданнях, таких як координація календаря та звірка журналу кредитних карт.
• Обробка листів та доставки: Приймати, сортувати та розподіляти листи; зберігати журнал для відповідальних або часування речей.
• Координація заявок на роботу: Вводити, оновлювати та відстежувати заявки на роботу; відстежувати прогрес та зв'язуватися з персоналом або запитувачами.
• Підтримка графіку: Допомогти у плануванні графіку роботи систем опалення, припинення роботи та особливих подій у співпраці з управлінням будівель та керівництвом університету.
• Координація автопарку: Керувати запитами на оренду, графіком використання та записами про використання університетського автопарку.
• Управління документами: Зберігати електронні та паперові документи щодо інспекцій, журналів обслуговування та документів, що підтверджують відповідність.
• Підготовка документів: Підготувати, перевірити та обробити форми, звіти та листи.
• Даний та звітність: Створити дані для звітів про роботи, інспекції та пов'язані дії.
• Слідкуючи за виконанням: Слідкувати за термінами для інспекцій, сертифікацій та вимогованих подань; надсилати нагадування працівникам.
• Додаткова підтримка адміністрації університету: Надати додаткову підтримку на робочому місці або адміністративну допомогу під час піків навантаження або відсутності працівників.
• Виконувати інші завдання за вказівкою.

Вимоги

Бажані вимоги та якості

• Бакалаврська освіта з основною спеціальністю у бізнес-адміністрації або сусідніх галузях, а також рік досвіду у керівництві, що вимагає відповідальності за планування, організацію та координацію роботи в бізнес-офісі; АБО
• Рік досвіду у діяльність уряду як Адміністративний помічник 2, Помічник з кадрів 2 або Складач даних 3; АБО
• Два роки досвіду роботи в державному управлінні як Адміністративний помічник 1 або Помічник з кадрів 1.
• Рівновартісний досвід, що включає відповідальність за керівництво або управління офісом
• Додатковий кваліфікаційний досвід може замінювати рік за роком освіти
• Рівновартісна освіта або досвід буде враховано

Знання, навички та здібності

Знання:

• Організація та управління офісом
• Сучасні клеркальні методи та вимірювання продуктивності роботи
• Офісні матеріали, товари та обладнання
• Контроль запасів та управління документами
• Техніки керівництва

Навички та здібності, необхідні для успіху в цій ролі:

• Зберігати конфіденційність та відповідно обробляти чутливу інформацію
• Планувати та керувати одиницями обслуговування офісу
• Призначати, перевіряти та координувати виробництво роботи
• Розробляти процедури для ефективного використання простору, обладнання та персоналу
• Будувати ефективні робочі відносини
• Підготувати чіткі, зрозумілі та фактичні звіти
• Організувати завдання та виконувати терміни в напівнавантаженому фронт-деск середовищі
• Чітко та ввічливо комунікуйте з учнями, сім'ями, персоналом та гостями
• Навчіться та використовуйте системи робочих замовлень та графіку

Додаткова інформація

Додаткова інформація:

Участь у профспілці:
Ця позиція входить до угодної одиниці, представленої Washington Federation of State Employees (WFSE).
  
Проти всіх: 
Washington State School for the Blind відзначає наші різниці, і ми зобов’язані створити робоче середовище, яке підтримує рівність шансів на зайняття та включення незалежно від раси, віру, колору, національного походження, громадянства або статусу іммігранта, статусу шлюбу, сім’ї з дітьми (включаючи вагітність, пологи або пов’язані медичні умови), статі, сексуальної орієнтації, гендерної ідентичності, віку, статусу захищеного ветерана, ветерана, якого відслужили почесно, або статусу у військовій службі, статусу особи з наявністю будь-якої сенсорної, психічної або фізичної поруки, або використання навчання собак-помічників або службових тварин особою з порукою, або інших застосовних захищених характеристик. Ми також розглянемо кваліфікованих кандидатів з кримінальними злочинними злочинами, у відповідності з державними, місцевими законами.
  
Ви можете включити в свої матеріали ім’я та позначення, яким бажаєте бути віднесені, і ми відповідно до цього відповідатимемо, коли ви взаємодієте з нашою організацією.
  
Військовий перевага:
Заявники, які відповідають мінімальним вимогам та бажають отримати перевагу військового Потрібно прикріпити копію свого DD214 або іншої перевірки військової служби. Будь ласка, приховати будь-які особисто ідентифіковані дані, такі як номер соціального страхування. Для додаткової інформації про перевагу військового та керівництва щодо визначення вашої елігібілітету, натисніть тут. Вдячні вам і вдячні за вашу службу!

Перед прийняттям нового працівника буде проведено дослідження з біографії, включаючи історію кримінального злочину. Інформація з дослідження не обов’язково виключить працевлаштування, але буде враховуватися при визначенні прийнятності та компетентності кандидата для виконання функцій посади.