SeattleUA Аналіз вакансії
💡 Розумне Резюме
Оригінальний опис вакансії
Опис
Офісний асистент | Спеціаліст індустрії 1
Повна зайнятість | Незмінна посада
Місце роботи: Стейфорд Крік Керамічний центр | Абердин, ВА
Діапазон заробітку: $4,320 - $5,812 на місяць
Керівництво індустрії (CI) присвячено підтримці та розширенню програм навчання праці для осіб, ув'язнених у в'язниці, які розвивають ринкові навички, сприяють позитивним працевлаштуванням та підтримують місію Департаменту відповідальності, зменшуючи витрати громадян. Через ці програми CI надає значущі робочі досвіди, які підготовлюють осіб, ув'язнених у в'язниці, до успішного вступу на ринок праці та в їхні громади.
Спеціаліст індустрії 1 | Офісний асистент відіграє важливу роль у підтримці нашої місії, надаючи високоякісні послуги клієнтам Керівництва індустрії та надаючи практичні навички та керівництво праці особам, ув'язненим у в'язниці. Вибірний кандидат забезпечить ефективну роботу над призначеними програмами та робочими діями, створюючи професійну середовище, яке підкреслює відповідальність, командну роботу, безпеку та якість виконання.
Ця посада вимагає сильних навичок комунікації та особистих відносин, зобов’язання відповідати клієнтам, а також здатність балансувати потреби операцій з цілями розвитку працівників. Через щоденні взаємодії та навчання, виконавець допоможе підготувати осіб, ув'язнених у в'язниці, до майбутніх можливостей працевлаштування, підтримуючи загальний успіх програм Керівництва індустрії.
Завершена заявка включатиме:
- Лист уваги щодо вашого інтересу до цієї посади з нашим агентством
- Детальний резюме
- Три професійні рекомендації
Обов’язки
Ми шукаємо колег, які поділяють нашу уяву про публічну службу та віддані еквітабельному та включному культурному середовищу, яке сприяє та вдохновлює високий рівень виконання, сприяючи інноваціям, участь та безпеці, що призводить до кращих результатів для нашої в'язнівської популяції, нашого агентства та нашого спільноти.
Як Офісний асистент, деякі з ваших обов’язків включатимуть:
- Виконує роль офісного асистента для офісу підприємства в СКК, що може включати:
- Допомагає менеджеру офісу керувати процесом закупівель до оплати, забезпечуючи, щоб усі замовлення на закупівлю видаються та доставлялися вчасно
- Перевірка покупкових заявок на точність, відстеження оброблених замовлень, управління розбіжностями з постачальниками та активне виконання контрольних дій щодо незавершених відправок для забезпечення вчасних поставок
- Моніторинг спільної поштової скриньки та здійснення комунікації з постачальниками для підтвердження цін, відстеження поставок та вирішення питань магазину або клієнта
- Аудит облікових пакетів на точність та вимога додаткових документів від постачальників або клієнтів для забезпечення повної фінансової документації
- Використання затверджених програм CI на OSN та державному комп’ютері для виконання завдань
- Допомога Логістичному керівникові
- Допомога Керівникові з обслуговування клієнтів/операцій/виробництва
- Забезпечення контролю та безпеки ув'язнених працівників відповідно до політики Державного комітету
- Інша робота, яка буде призначена
Вимоги
Що нам потрібно (обов’язкові вимоги):
- Сертифікат вищої школи або його еквівалент
- Один рік роботи в офісі або адміністративній роботі
- Вміння ефективно використовувати продукти Microsoft Office
- Здатність чітко висловлювати думки через телефон, електронну пошту та особисто
Що зробить вашу заявку відмінною (пріоритетні вимоги):
- Два (2) роки документованого досвіду у використанні принципів LEAN та їх реалізації
- Спеціальність бакалавра з коледжів та університетів, які мають акредитацію, визнану У.С. Міністерством освіти (USDE) або Контрольною радою акредитації вищої освіти (CHEA) в галузі обліку, інвентаризації, управління бізнесом або пов’язаних з ними галузях
- Високий рівень усного та писемного зв’язку
- Досвід у навчанні та викладанні інших
- Досвід у продажах
- Досвід роботи в установі відбування покарань
Додаткова інформація
Видіння: Робота разом для безпечніших громад.
Місія: Підвищення безпеки громадян шляхом позитивного зміни життєвих умов.
Наше зобов’язання: Забезпечувати безпечну та людяну систему відбування покарань та співпрацювати з іншими для зміни життєвих умов у кращому напрямку для Вашингтону.
Наші основні цінності:
- Створення середовища чесності та довіри: Відбування покарань цінує та підтримує партнерство та довіру. Ми створюємо отвореність та підтримуємо сміливі діалоги. Ми зобов’язані виконувати те, чого від нас очікують, бути відповідальними та брати особисту відповідальність за свої дії.
- Відповідність та включність у взаємодії: Відбування покарань цінує та поважає особи, створюючи включне та різноманітне середовище, яке сприяє безпеці. Ми поважаємо, цінуємо та слухаємо думки, почуття та погляди наших зацікавлених осіб, враховуючи вплив на тих, кого ми обслуговуємо, а також на одне одного.
- Безпека громадян: Відбування покарань вірить у створення середовища, яке цінує фізичну, психологічну та емоційну безпеку та добробут. Ми поважаємо тих, хто підтримує безпеку для всіх.
- Позитивність у словах та діях: У Відбуванні покарань ми припускаємо позитивні наміри та віримо, що існує загальна бажаність отримати найкращий результат. Ми постійно демонструємо позитивну поведінку та завжди витрачаємо свої зусилля на найкращий спосіб.
- Підтримка успіху людей: Відбування покарань зобов’язане до нашого спільноти – розуміння осіб, викладання надії, прийняття змін та надання можливостей.
DOC є рівноправним роботодавцем і не дискримінує на основі раси, віри, кольору, національного походження, статі, статусу шлюбу, сексуальної орієнтації, гендерної ідентичності, гендерного виразу, віку, ветерана, ветеранського статусу, генетичної інформації або наявності будь-якої сенсорної, психічної або фізичної поруки або використання тренованої провідної собаки або службового тварини особою з порукою.
ВАЖЛИВІ ПОЗНАЧЕННЯ:
- DOC відповідає вимогам перевірки елігібілітету на роботу для федеральної форми перевірки елігібілітету на роботу I-9. Вибраний кандидат повинен мати можливість надати докази ідентичності та елігібілітету на роботу в США, що відповідає вимогам цієї форми. https://www.uscis.gov/i-3-central/form-i-9-acceptable-documents
- DOC не використовує E-Verify; отже, ми не маємо права надати STEM-Optional Practice Training (OPT). Для інформації відвідайте www.uscis.gov.
- Це набор може бути використано для заповнення більш ніж однієї позиції.
- Будь-ласка, включіть мінімум три (3) професійні рекомендації разом із вашим заявкою. Професійна рекомендація визначається як особа, яка отримала заробітну плату для керування вашою роботою та може підтвердити вашу продуктивність, технічні навички та професійну компетентність. Якщо у вас немає жодних або достатньо професійних рекомендацій, будь-ласка, включіть непов'язаних професіоналів, таких як освітні працівники або інші професійні колеги.
Будь-ласка, зверніть увагу: Номер телефону І адреса електронної пошти є обов’язковими для всіх професійних рекомендацій. - Перед прийняттям на роботу буде проведено дослідження з дослідженням кримінального минулого. Інформація з дослідження не обов’язково виключить роботу, але буде враховуватися при визначенні прийнятності та компетентності кандидата для виконання посади.
- Працівники можуть працювати безпосередньо з або поблизу ув'язнених осіб у потенційно небезпечній середовищі. Будь-ласка, врахуйте це, коли рішуватимете, чи застосовувати заявку.
- Ми зобов’язані підтримувати робоче середовище без наркотиків та алкоголю, і наші працівники мають відповідати всім законам штату та федеральним законам. Можливо, буде проведено дослідження на наявність наркотиків до вступу на роботу, і кандидати, які дадуть позитивний результат на будь-які наркотики, будуть виключені з розгляду.
- Oleoresin Capsicum (OC) – це аерозольний перцівий спрей, який надається як засіб самозахисту та/або зняття напруження. Кандидати з чутливістю або алергією на це засіб відкрито висловити свої питання щодо рівня впливу, який вони можуть очікувати в цій позиції.
- Проекти з доглядом за тваринами є загальною складовою більшості в'язниць штату Вашингтон, включаючи програми з собаками та котами. Кандидати з чутливістю або алергією на тварини відкрито висловити свої питання щодо рівня впливу, який вони можуть очікувати в цій позиції.
- Туберкульоз (TB) є пріоритетною проблемою здоров’я для працівників DOC. Успішний кандидат може бути обов’язаний надати дійсні докази про базовий тест на туберкульоз у вигляді шкірної проби протягом 60 днів з дати прийняття на роботу. Коли отримують позитивні результати, також буде вимагатися додаткова інформація, додаткові дослідження та лікування. Робота не залежить від результатів тесту.
- Закладені степені з інших країн, які видаються поза США, мають бути прикріплені до вашого заявки звіт про оцінку кваліфікації. Ви можете запитати необхідну оцінку/документацію від www.wes.org та www.aice-eval.orgДоки ця документація не буде надана, ви не будете вибрані для подальшого участь у процесі набору.
Деталі віддаленої роботи
Ця посада може бути виділена для віддаленої роботи. Якщо ви отримаєте дозвіл на цю роль, робота може виконуватися з вашого дому або іншого місця поза офісом у штаті Вашингтон, використовуючи надійну інтернет-або мобільну точку доступу в той час. Працівники зобов’язані виконувати призначенні завдання безпечно, правильно оберігати усі устаткування, випущене державою, та зберігати конфіденційність усієї інформації, яку вони мають під час виконання роботи з віддалення. Працівники будуть зобов’язані рухатися до установи Департаменту відновлення порядку або поліцейського управління відповідно до потреб роботи, що може включати елементи процесу налагодження. Няги будуть мати доступ до зони "зупинки", однак установа Департаменту відновлення порядку не надасть окремий робочий простір.
Що ми пропонуємо:
Як працівник Департаменту відновлення порядку, ваше збалансоване життя є приоритетом. Працівники штату Вашингтон отримують один з найбільш включних та конкурентних пакетів соціальних гарантій у країні. Крім повної сімейної страхування на медичні, стоматологічні та офтальмологічні послуги, ці переваги можуть включати:
- Віддалена/віддалена робота/гнучкі графіки (в залежності від посади)
- До 25 оплачуваних днів відпустки на рік
- 8 годин оплачуваної відпустки на місяць
- 12 оплачуваних свят на рік
- Великий пенсійний фонд
- Гнучкі фонди витрат
- Допомога у догляді за дітьми
- Заділений фонд та ще багато чого!
ПЕРС: Працівники держави є учасниками системи пенсійного забезпечення для публічних працівників штату Вашингтон (PERS). Нові працівники мають вибір між двома програмами пенсійного забезпечення, які фінансуються роботодавцем. Для додаткової інформації перейдіть на Департамент системи пенсійного забезпеченнявеб-сайт.
Для питань щодо цього набору або для запиту про разумну адаптацію у процесі подачі заявки, будь ласка, надішліть електронною поштою mackenzie.conley@doc1.wa.gov або зателефонуйте нам за номером 509-630-9160. Для послуг TTY, будь ласка, зателефонуйте службі релейного зв’язку штату Вашингтон за номером 7-1-1 або 1-800-833-6388.
SeattleUA Job Analysis
💡 Smart Summary
Original Job Description
Description
Office Assistant | Industries Specialist 1
Full Time | Permanent
Location: Stafford Creek Corrections Center | Aberdeen, WA
Salary Range: $4,320 - $5,812 Monthly
Correctional Industries (CI) is dedicated to maintaining and expanding incarcerated individual work training programs that develop marketable job skills, promote positive work habits, and support the Department of Corrections’ mission while reducing taxpayer costs. Through these programs, CI provides meaningful work experiences that prepare incarcerated individuals for successful reentry into the workforce and their communities.
The Industries Specialist 1 | Office Assistant plays a vital role in supporting our mission by delivering exceptional customer service to Correctional Industries customers while providing hands-on skills training and work guidance to incarcerated workers. The candidate of choice will help ensure the efficient operation of assigned programs and work activities while fostering a professional environment that emphasizes accountability, teamwork, safety, and quality performance.
This position requires strong communication and interpersonal skills, a commitment to customer service, and the ability to balance operational needs with workforce development objectives. Through daily interactions and instruction, the incumbent will contribute to preparing incarcerated individuals for future employment opportunities while supporting the overall success of Correctional Industries programs.
A completed application packet will include:
- A cover letter regarding your interest in this position with our agency
- A detailed resume
- Three professional references
Duties
We are looking for teammates who share our vision of public service and are committed to an equitable and inclusive culture that fosters and inspires excellence, while promoting innovation, engagement, and safety, leading to better outcomes for our incarcerated population, our agency, and our community.
As an Office Assistant, some of your duties will include:
- Acts as Office Assistant for Business Office at SCCC which could include:
- Assisting Business Manager to oversee the procure-to-pay process, ensuring all purchase orders are issued and delivered on time
- Reviewing purchase requisition for accuracy Track processed orders, managed vendor discrepancies, and proactively followed up on outstanding shipments to guarantee on-time deliveries
- Monitoring a shared inbox and corresponded with vendors to confirm pricing, track deliveries, and resolve shop or customer inquiries
- Auditing accounting batches for accuracy and request supplementary documentation from vendors or customers to ensure complete financial records
- Utilizing approved CI programs on OSN and state computer to complete tasks
- Assisting the Logistics Supervisor
- Assisting the Customer Service/Operations/Production Manager
- Ensuring control and security of Incarcerated workers in accordance with DOC policy
- Other work as assigned
Qualifications
What we need (required qualifications):
- High school graduation or equivalent
- One year working in an office or administrative work
- Strong with Microsoft Office products
- Ability to articulate clearly via phone, email, and in person
What will make your application stand out (preferred qualifications):
- Two (2) years of documented experience in LEAN principles and implementation
- Associate degree from colleges and universities whose accreditations are recognized by the U. S. Department of Education (USDE) or the Council for Higher Education Accreditation (CHEA) in Accounting, Inventory, Business Administration or closely related field
- Excellent oral and written communication
- Experience in training and teaching others
- Sales Experience
- Experience working in a Correctional setting
Supplemental Information
Vision: Working together for safer communities.
Mission: Improving public safety by positively changing lives.
Our Commitment: To operate a safe and humane corrections system and partner with others to transform lives for a better Washington.
Our Core Values:
- Cultivate an environment of integrity and trust: Corrections values partnership and trust. We foster openness and support courageous conversations. We are committed to doing what we say we are going to do by being accountable and taking personal ownership in our actions.
- Respectful and inclusive interactions: Corrections appreciates and values individuals by promoting an inclusive and diverse environment, which encourages safety. We respect, value, and listen to the thoughts, feelings, and perspectives of our stakeholders and consider the impact on those we serve as well as each other.
- People's safety: Corrections believes in creating an environment that values physical, mental, and emotional security and well-being. We honor those who advance safety for all.
- Positivity in words and actions: At Corrections, we assume positive intentions and believe there is a shared desire for the best outcome. We consistently demonstrate positive behavior and always put forth our best effort.
- Supporting people's success: Corrections is committed to our community – understanding individuals, instilling hope, embracing change, and providing opportunities.
DOC is an equal opportunity employer and does not discriminate on the basis of race, creed, color, national origin, sex, marital status, sexual orientation, gender identity, gender expression, age, honorably discharged veteran, veteran status, genetic information, or the presence of any sensory, mental or physical disability or the use of a trained guide dog or service animal by a person with a disability.
IMPORTANT NOTES:
- DOC complies with the employment eligibility verification requirements for the federal employment eligibility verification form I-9. The selected candidate must be able to provide proof of identity and eligibility to work in the United States consistent with the requirements of that form. https://www.uscis.gov/i-9-central/form-i-9-acceptable-documents
- DOC does not use E-Verify; therefore, we are not eligible to extend STEM-Optional Practice Training (OPT). For information, please visit www.uscis.gov.
- This recruitment may be utilized to fill more than one position.
- Please include a minimum of three (3) professional references with your application. A professional reference is defined as an individual who has been paid to supervise your work and can attest to your work performance, technical skills, and job competencies. If you do not have any or sufficient professional references, please include non-related professionals, such as educators or other professional associates.
**Please note: Phone number AND email address are required for all professional references. - A background check including criminal record history will be conducted prior to a new hire. Information from the background check will not necessarily preclude employment but will be considered in determining the applicant’s suitability and competence to perform in the position.
- Employees may work directly with or near incarcerated individuals in a potentially hazardous setting. Please consider this when deciding whether to apply.
- We are committed to maintaining a drug and alcohol-free work environment, and our employees are expected to comply with all state and federal laws. A pre-employment drug test may be administered as part of the selection process, and applicants who test positive for any controlled substances, will be disqualified from consideration.
- Oleoresin Capsicum (OC) is an aerosol pepper spray made available as a means of self-defense and/or de-escalation. Applicants with sensitivities or allergies are encouraged to ask about the level of exposure they could expect in this position.
- Animal care projects are a common component of most Washington State prisons, including dog and cat programs. Applicants with animal sensitivities or allergies are encouraged to ask about the level of exposure they could expect in this position.
- Tuberculosis (TB) is a priority health issue for DOC employees. The successful candidate may be required to provide valid proof of a baseline TB skin test within 60 days from the date of hire. When positive tests result, further information, testing and treatment will also be required. Employment is not contingent upon test results.
- Foreign equivalent degrees awarded outside the United States must have a credential evaluation report attached to your application. You may request the required evaluation/documentation from www.wes.org and www.aice-eval.org. Until this documentation is provided, you will not be selected to move forward in the hiring process.
Telework Details
This position may be allocated for telework. If authorized for the role, work may be performed from your home or another offsite location within the state of Washington using a reliable internet or cellular hotspot service at that time. Employees are expected to perform assigned duties in a safe manner, to take proper care all state-issued equipment, and maintain confidentiality of all information in possession while working offsite. Employees will be required to commute to a Department of Corrections facility or field office as business requires, to potentially include components of the onboarding process. Some offices will have a “drop in” area available, however, a dedicated workspace within a DOC facility will not be provided.
What We Offer:
As an employee of the Department of Corrections, your work-life integration is a priority. Washington State employees are offered one of the most inclusive and competitive benefits packages in the nation. Besides comprehensive family insurance for medical, dental, and vision, these perks also may include:
- Remote/telework/flexible schedules (depending on position)
- Up to 25 paid vacation days a year
- 8 hours of paid sick leave per month
- 12 paid holidays a year
- Generous retirement plan
- Flex Spending Accounts
- Dependent Care Assistance
- Deferred Compensation and so much more!
PERS: State Employees are members of the Washington Public Employees' Retirement System (PERS). New employees have the option of two employer contributed retirement programs. For additional information, check out the Department of Retirement Systems' web site.
For questions about this recruitment, or to request reasonable accommodation in the application process, please email mackenzie.conley@doc1.wa.gov or call us at 509-630-9160. For TTY service, please call the Washington Relay Service at 7-1-1 or 1-800-833-6388.