SeattleUA Аналіз вакансії
💡 Розумне Резюме
Оригінальний опис вакансії
Опис
ДSHS HCLA – Спеціаліст з обслуговування клієнтів 2
Приєднуйтеся до нашої команди як спеціаліста з обслуговування клієнтів 2 у Державній адміністрації з житла та спільноти (HCLA), що працює з Сервісами для осіб з розвитковими порушеннями (DDCS) у поліцейському офісі в Еверетт. Ця позиція вимагає присутнього працювання в офісі, надання обслуговування клієнтів особисто, через телефон та електронну пошту як внутрішнім, так і зовнішнім користувачам. Працівник буде працювати як самостійно, так і в команді, щоб допомогти особам та сім’ям у навігації через процеси подання заяв та державні послуги. Ви зіграєте важливу роль у підтримці клієнтів, вирішуючи складні питання та проблеми, а також з’єднуючи людей з партнерами в регіоні та ресурсами. Ця роль забезпечує стабільне та високоякісне надання послуг, щоб забезпечити плавну та відповідну роботу офісу.
Деякі з ваших завдань:- Обслуговувати загальні питання, допомагати у вирішенні скарг, запитів клієнтів та проблем з обслуговуванням
- Привітати відвідувачів офісу та направити їх до відповідного персоналу, зустрічі або офісу
- Організувати простір для зустрічей у будівлі та офісі, а також зберігати календар
- Відповідати на телефонні дзвінки в системі з кількох ліній, напрямляти абонентів до відповідного персоналу у відповідному тоні та професійно
- Відповідати на електронні листи та голосові повідомлення від клієнтів, персоналу та інших зацікавлених осіб
- Надавати допомогу громадянам, клієнтам, постачальникам та користувачам у роз'ясненні форм, брошур та виконанні правильних процедур для отримання послуг державних установ
- Забезпечувати позитивні відносини з іншими регіонами, установами або організаціями
- Виконувати різноманітні складні проекти та завдання, включаючи створення та оновлення електронних або паперових систем зберігання документів (включаючи бази даних)
- Високі організаційні навички з увагою до деталей, включаючи введення даних, перевірку тексту та управління документами
- Надавати допомогу та підтримку спеціалісту з обслуговування клієнтів 3
Бажані навички, знання та здібності:
- Високі навички обслуговування клієнтів у швидкісному середовищі
- Здатність ефективно комунікувати з керівництвом, колегами, клієнтами та громадськістю, як вимагається для виконання обов’язків посади
- Здатність комунікувати інформацію у письмовій та усній формі, щоб інші зрозуміли її та могли допомогти клієнтам у виконанні необхідних форм
- Потрібно бути відповідно підготовленим у використанні комп’ютера та програм Microsoft Office
- Здатність працювати в команді з різноманітних професійних галузей
- Здатність захищати відповідальну та конфіденційну інформацію та документи та зберігати конфіденційність щодо інформації клієнтів
- Досвід у управлінні конкуруючими пріоритетами та звітуванні ключових працівників агентства про питання клієнтів, середовища та особисті справи
- Здатність виявляти питання серйозного або особливого характеру, які потрібно звітити у верховну команду керівництва
- Здатність бути гнучким, адаптуватися до змін та поважати різні думки та цінності
- Підтримка створення культурної свідомості та різноманітності, та підтримання поваги до всіх осіб, включаючи тих, у кого є інтелектуальні обмеження
Ми шукаємо професіоналів, які відповідають одному з наступних:
Спеціалізована освіта (асоціатський ступінь) та три (3) роки досвіду у допомозі клієнтам у вирішенні скарг або проблем
АБО
Бакалаврська освіта та один (1) рік досвіду у допомозі клієнтам у вирішенні питань, скарг або проблем
АБО
Рівноцінний досвід у допомозі клієнтам у вирішенні питань, скарг або проблем
Додаткова інформація:
- Робочий графік: 8:00 години – 17:00 години, понеділок – п’ятниця
- Працівники Снохомішського округу мають право отримувати карту Orca для транспортних потреб.
Разом з вашим заявленням, будь ласка, включіть:
- Оновлене резюме
- Три професійні рекомендації з контактною інформацією
Будь ласка, зв’яжіться з рекрутером DSHS Петером Бонато за адресою peter.bonato@dshs.wa.gov та вкажіть номер вакансії #03771.
Візія Департаменту соціальних та охорони здоров’я (DSHS), що люди знаходять соціальні послуги, щоб формувати своє життя, потребує того, щоб ми з’єдналися з відчуттям належності, загального призначення, спільних цінностей та значимої роботи. Дуже важливо для візії нашої організації, щоб ви привільно внесли в свою роботу з DSHS зобов’язання справедливості, доступу та соціальної правди. Ми намагаємося підтримувати всіх жителів Вашингтону, включаючи чорних, індігенів та людей колору, людей з фізичними, поведінковими здоров’ям та інтелектуальними порушеннями, пожилу, LGBTQIA+ осіб, іммігрантів та біженців, та сім’ї, які будуємо фінансову безпеку.
Додаткова інформація
Департамент соціальних та охорони здоров’я штату Вашингтон є рівноправним посадовим органом і не дискримінує в будь-якій області працевлаштування, програм або послуг на основі віку, статі, сексуальної орієнтації, генду, гендерну ідентичність/вираз, статус шлюбу, раси, віру, колір, національного походження, релігії або віру, політичної афіліації, статусу у військовій службі, ветерана почесного відставки, епохи Вітчизняної війни, недавно відставного або іншого захищеного статусу ветерана, наявності будь-якої сенсорної, психічної або фізичної порушення, або використання підкованих собак-помічників або службових тварин особою з порушенням, рівні оплати або генетичної інформації. Люди, які потребують адаптації в процесі реєстрації або в цьому оголошенні в альтернативному форматі, можуть зв’язатися з рекрутером за телефоном (360) 725-5810. Заявники, які є глухими або мають середню слухову здатність, можуть дзвонити через службу Washington Relay Service, дзвонити 7-1-1 або 1-800-833-6384.
E-Verify® є зареєстрованою торговою маркою Управління з питань міграції та меж контролю США.
SeattleUA Job Analysis
💡 Smart Summary
Original Job Description
Description
DSHS HCLA– Customer Service Specialist 2
Join our team as a Customer Service Specialist 2 with the Home and Community Living Administration (HCLA), serving Developmental Disabilities Community Services (DDCS) in the Everett field service office. This position is in-office only, providing customer service support in person and via phone and email to both internal and external customers. The incumbent will work both independently and collaboratively with a dedicated team to help individuals and families navigate applications and agency processes to access services. You will play an important role in supporting clients by resolving complex inquiries and concerns and connecting people to community partners and resources across the region. This role provides consistent, high-quality service delivery to ensure and maintain smooth and responsive office operations.
Some of what you'll do:- Field general questions and assist in resolving client complaints, inquiries, and customer service issues
- Greet visitors to the office and refer to the appropriate, staff, meeting room, or office
- Coordinate building and office meeting room space and maintain calendars
- Answer multiple line phone system, directing callers to appropriate staff in a courteous and professional manner
- Respond to email and voicemail messages from clients, staff, and other stakeholders.
- Provide the public, clients, providers, and customers with assistance interpreting forms, pamphlets, and explaining the proper procedures to access agency services
- Ensure positive working relationships are maintained with other regions, agencies, or organizations
- Carry out a variety of complex projects and assignments including establishing and revising electronic or manual record keeping systems (including database files)
- Strong organizational skills with attention to detail, including data entry, proofreading, and records management
- Provide backup and support to the Customer Service Specialist 3
Desired skills, knowledge, and abilities:
- Excellent customer service skills in a fast-paced environment
- Ability to effectively communicate with management, peers, clients, and the public as required to carry out the assigned duties of the position
- Ability to communicate information both orally and in writing so others will understand and help assist clients in completing required forms
- Must be proficient at using the computer and Microsoft Office applications
- Ability to work collaboratively in a multi-disciplinary team setting
- Ability to safeguard sensitive and confidential information and documents and maintain confidentiality regarding client information
- Experience in managing competing priorities and keeping key agency personnel notified as to client issues, environment issues, and personal issues
- Ability to identify issues of a serious or sensitive nature that need to be reported to supervisor chain of command
- Ability to be flexible, adapt to change and respect differences in opinion and values
- Commitment to fostering cultural awareness and diversity, and maintaining respectful engagement with all individuals, including those with intellectual disabilities
We’re looking for professionals who meet one of the following:
Associates degree and three (3) years of experience assisting customers to resolve complaints or problems
OR
A Bachelor’s degree and one (1) year of experience assisting customers regarding inquiries, complaints, or problems
OR
Equivalent experience assisting customers regarding inquiries, complaints, or problems.
Additional information:
- Work schedule: 8:00 AM - 5:00 PM, Monday through Friday
- Snohomish County employees are eligible to receive an Orca Card for transportation needs.
Along with your application, please include:
- An updated resume
- Three professional references with contact information
Please reach out to DSHS Recruiter Peter Bonato at peter.bonato@dshs.wa.gov and reference job number #03771.
The Department of Social and Health Services’ (DSHS) vision that people find human services to shape their own lives requires that we come together with a sense of belonging, common purpose, shared values, and meaningful work. It is crucial to our agency’s vision that you bring a fairness, access, and social justice commitment to your work with DSHS. We strive to support all Washingtonians, including Black, Indigenous, and People of Color, people with physical, behavioral health, and intellectual disabilities, elders, LGBTQIA+ individuals, immigrants and refugees, and families building financial security.
Supplemental Information
Washington State Department of Social and Health Services is an equal opportunity employer and does not discriminate in any area of employment, its programs or services on the basis of age, sex, sexual orientation, gender, gender identity/expression, marital status, race, creed, color, national origin, religion or beliefs, political affiliation, military status, honorably discharged veteran, Vietnam Era, recently separated or other protected veteran status, the presence of any sensory, mental, physical disability or the use of a trained dog guide or service animal by a person with a disability, equal pay or genetic information. Persons requiring accommodation in the application process or this job announcement in an alternative format may contact the Recruiter at (360) 725-5810. Applicants who are deaf or hard of hearing may call through Washington Relay Service by dialing 7-1-1 or 1-800-833-6384.
E-Verify® is a registered trademark of the U.S. Department of Homeland Security