SeattleUA Аналіз вакансії
💡 Розумне Резюме
Оригінальний опис вакансії
Опис
ДSHS HCLA Спеціаліст з обслуговування клієнтів 3
Ви людина, яка має сильні організаційні навички та відмінні усні та письмові навички комунікації? Розгляньте це як цікаву можливість. Ми шукаємо повну зайнятість Спеціаліста з обслуговування клієнтів 3 для нашого офісу в Спокані. У цій ролі ви станете частиною нашої команди обслуговування клієнтів та надасте старшого рівня обслуговування клієнтів нашим офісам, розташованим у Спокані.
Спеціаліст з обслуговування клієнтів 3 — це самостійна особа, яка може організувати, приоритетизувати та почати виконання робочих завдань за допомогою власних методів роботи, забезпечуючи точність політик та процедур умовних установ, дотримуючи закони, правила, регламенти та рекомендації. У цій ролі ви незалежно виконуєте деякі повторювальні завдання, одночасно залишаючись учасником розвитку та покращення процесів у робочому підрозділі.
Деякі з ваших завдань:
- Надання обслуговування клієнтів у справах проходження умов HCLA та процесу подання заяв
- Керування початковими заявами та повторними поданнями для визначення умов HCLA, включаючи отримання та обробку наданих інформацій, завантаження документів, призначення справ до менеджерів справ для перевірки
- Здійснення та ведення записів про запити та завантаження їх при отриманні
- Перегляд даних кожного місяця для визначення терміну закінчення умов клієнта
- Навчання та підготовка підтримуючого персоналу щодо перевірки умов та термінів закінчення та обов’язків, пов’язаних з кожним
- Зберігання таблиці з усіма вирішеннями та перевірками та розподіл звітів щотижня наступному керівнику I/E, менеджерам справ та керівництву
- Робота в електронних базах даних, включаючи активування/дезактивування справ, введення даних, аналіз інформації, об’єднання дубльованих записів, перенесення записів клієнтів та складання звітів
- Навчання підтримуючого персоналу, щоб вони були в курсі поточних процесів прийому та визначення умов
- Участь у щотижневих зустрічах з командою прийому та визначення умов для вирішення проблем та обговорення змін та стратегій
- Підтримка в відповідях на запитання та вирішенні скарг, питань та проблем з обслуговування клієнтів, клієнтів та загальної громади
- Моніторинг спільних електронних скриньок команди для відповіді на запитання клієнтів та перенаправлення їх середньому персоналу за потреби
- Використання цифрових та ручних систем управління записами та даними, наприклад, CARE, TRACKS, реєстр клієнтів за баркодом, ADSA SharePoint Site, Outlook та інших систем управління даними для збирання, пошуку, ведення записів та/або звітності
Хто має подати заяву?
Професіонали з одного з наступних:
Сертифікат вищої школи або його еквівалент та три роки досвіду у наданні допомоги клієнтам/користувачам щодо запитань, скарг або проблем.
АБО
Один рік досвіду роботи як спеціаліст з обслуговування клієнтів 2.
АБО
Рівень освіти/досвіду, що відповідає.
Що ми шукаємо:
- Відмінні навички комунікації, як усно, так і письмово
- Досвід роботи з конфіденційною інформацією
- Доведений потенціал багатозадачності та управління перервами
- Здатність шукати та отримувати інформацію з онлайн-інформаційних баз даних
- Здатність участвовать у розв'язанні проблем та приоритезуванні робочих завдань
- Здатність отримувати інструкції, усвідомлювати інформацію та діяти відповідно до цих інструкцій
- Маємо високий рівень навичок роботи з комп’ютером, включаючи використання електронної пошти, текстового процесора, доступ до Інтернету та знання електронних баз даних
Цікавитесь? Будь ласка, включіть у свою заявку:
- Три професійні рекомендації з оновленою контактною інформацією
Візія Департаменту соціальних та охорони здоров’я (DSHS), що полягає в тому, щоб люди знаходили соціальні послуги, щоб формувати свої життя, потребує того, щоб ми з’єдналися з відчуттям належності, загального призначення, спільних цінностей та значимої роботи. Дуже важливо для візії нашої агенції, щоб ви привільно внесли в свою роботу з DSHS зобов’язання справедливості, доступу та соціальної справедливості. Ми намагаємося підтримувати всіх жителів Вашингтону, включаючи чорних, індігенів та людей колору, людей з фізичними, поведінковими здоров’ям та інтелектуальними порушеннями, пожилу, LGBTQIA+ осіб, іммігрантів та біженців, а також сім’ї, які будуємо фінансову безпеку.
Додаткова інформація
Перед прийняттям нового працівника може бути проведено дослідження біографії, включаючи історію кримінального минулого. Інформація з дослідження біографії не обов’язково виключить працевлаштування, але буде враховуватися при визначенні прийнятності та компетентності кандидата для виконання роботи. Це оголошення може бути використане для заповнення кількох вакансій. Працівники, які їздуватимуть за рахунок держави, повинні мати дійсний водійський ліцензії. Працівники, які їздуватимуть на особистому транспорті за рахунок держави, повинні мати страховку відповідальності на особистому транспорті.
Департамент соціальних та охорони здоров’я штату Вашингтон є рівноправним роботодавцем і не дискримінує в будь-якій області роботи, програмах або послугах на основі віку, статі, сексуальної орієнтації, статі, гендерної ідентичності/виразу, статусу шлюбу, раси, віру, колору, національного походження, релігії або віру, політичної афіліації, статусу військової служби, ветерана почесно відслужившого, епохи Вітчизняної війни, недавно відділеного або іншого захищеного статусу ветерана, наявності будь-якої сенсорної, психічної або фізичної порушення, або використання підконтрольними собаками-помічниками або службовими собаками особою з порушенням, рівною оплатою або генетичної інформації. Люди, яким потрібна адаптація в процесі реєстрації або в цьому оголошенні в альтернативному форматі, можуть зв’язатися з рекрутером за телефоном (360) 725-5810. Заявники, які є глухими або мають середню слухову здатність, можуть дзвонити через сервіс Washington Relay Service, дзвонивши 7-1-1 або 1-800-833-6384.
E-Verify® є зареєстрованим товарним знаком Управління з міграції та кордону США.
SeattleUA Job Analysis
💡 Smart Summary
Original Job Description
Description
DSHS HCLA Customer Service Specialist 3
Are you someone who possesses strong organizational skills and excellent oral and written communication skills? Consider this an exciting opportunity. We are hiring for a full-time Customer Service Specialist 3 for our Spokane office. In this role, you will be a part of our customer service team and provide senior customer service support to our office's located in Spokane.
The Customer Service Specialist 3 is a self-starter that can organize, prioritize, and initiate work activities using their own work methodologies and ensure the accuracy of unit policies and procedures while adhering to laws, rules, regulations, and guidelines. This role independently performs some repetitive tasks while remaining engaged in helping the work unit develop and improve processes.
Some of what you'll do:
- Provide customer service to applicants and their families regarding HCLA eligibility and the application process
- Manage Initial applications and re-applications for HCLA eligibility including receiving and processes information provided, uploading documents, assigning cases to case resource managers to review
- Make and track records request and upload when received
- Review data each month to determine client’s eligibility expiration
- Teach and train support staff regarding eligibility reviews and expiration and duties related to each
- Maintain spreadsheet of all determinations and reviews and distribute reports weekly to I/E supervisor, case managers and management
- Work within electronic databases, including activating/inactivating cases, inputting data, analyzing information, merging duplicate records, transferring client records, and compiling reports
- Train support staff to ensure they are informed and up to date with current Intake and Eligibility processes
- Attend weekly meetings with Intake and Eligibility team to problem solve and discuss changes and strategies
- Assist with answering questions and resolving complaints, inquiries, and customer service problems from clients, customers, and the general public
- Monitors team shared email inboxes to respond to customers and reroute to staff as needed
- Use digital and manual record and data management systems e.g., CARE, TRACKS, Barcode Client registry, ADSA SharePoint Site, Outlook and other data management systems to compile, look-up, track and/or report information
Who should apply?
Professionals with one of the following:
High school diploma or equivalent and three years of experience providing assistance to clients/customers regarding inquiries, complaints or problems.
OR
One year of experience as a Customer Service Specialist 2.
OR
Equivalent education/experience.
What we're looking for:
- Excellent communication skills, both orally and written
- Experience handling confidential material
- Proven ability to multi-task and manage interruptions
- Ability to search and acquire information from online informational databases
- Ability to engage in problem-solving and prioritizing work tasks
- Ability to receive instructions, assimilate the information, and act according to those instructions
- Possess advanced computer skills including use of email, word processing, and internet access as well as knowledge of electronic databases
Interested? Please include in your application:
- Three professional references with updated contact information
The Department of Social and Health Services’ (DSHS) vision that people find human services to shape their own lives requires that we come together with a sense of belonging, common purpose, shared values, and meaningful work. It is crucial to our agency’s vision that you bring a fairness, access, and social justice commitment to your work with DSHS. We strive to support all Washingtonians, including Black, Indigenous, and People of Color, people with physical, behavioral health, and intellectual disabilities, elders, LGBTQIA+ individuals, immigrants and refugees, and families building financial security.
Supplemental Information
Prior to a new hire, a background check including criminal record history may be conducted. Information from the background check will not necessarily preclude employment but will be considered in determining the applicant’s suitability and competence to perform in the job. This announcement may be used to fill multiple vacancies. Employees driving on state business must have a valid driver's license. Employees driving a privately owned vehicle on state business must have liability insurance on the privately owned vehicle.
Washington State Department of Social and Health Services is an equal opportunity employer and does not discriminate in any area of employment, its programs or services on the basis of age, sex, sexual orientation, gender, gender identity/expression, marital status, race, creed, color, national origin, religion or beliefs, political affiliation, military status, honorably discharged veteran, Vietnam Era, recently separated or other protected veteran status, the presence of any sensory, mental, physical disability or the use of a trained dog guide or service animal by a person with a disability, equal pay or genetic information. Persons requiring accommodation in the application process or this job announcement in an alternative format may contact the Recruiter at (360) 725-5810. Applicants who are deaf or hard of hearing may call through Washington Relay Service by dialing 7-1-1 or 1-800-833-6384.
E-Verify® is a registered trademark of the U.S. Department of Homeland Security.