SeattleUA Аналіз вакансії
💡 Розумне Резюме
Оригінальний опис вакансії
Опис
Допоміжний директор з дотримання норм та адміністрації
Хто ми:
Засноване у 1949 році законодавчим органом штату Вашингтон, Комісія з прав людини штату Вашингтон (WSHRC) є державним агентством, яке відповідає за виконання та впровадження Закону Вашингтону про запобігання дискримінації. Книга законів 49.60 RCW є статутною основою для діяльності WSHRC. WSH,RC виконує закони про права людини, які виникли з місцевих та національних рухів за правами.
За законом кожен має право на свободу від дискримінації на роботі, у житлових умовах, у публічних установах або при отриманні кредиту та страхування. Людина, яка вважає, що її дискримінували на підставі статусу у захищених категоріях, може подати скаргу про дискримінацію у WSHRC. Ми є нейтральною організацією, яка здійснює дослідження фактів, і ми визнані як "значно еквівалентні" Управлінню житла та міського розвитку (HUD) США та Комісії з рівних можливостей у зайнятості (EEOC) США. WSHRC не надає юридичних порад або правової підтримки. Скарги про дискримінацію мають бути подані встановленими законом строками. Наша юридична влада виникає з Книги законів 49.60 RCW. Незважаючи на те, що це малий орган (менше ніж 50 працівників), ми надаємо послуги усім мешканцям Вашингтону.
Місія:
Місія Комісії з прав людини штату Вашингтон (WSHRC) полягає у запобіганні та припиненні дискримінації через справедливе застосування закону, ефективне використання ресурсів та створення плідних партнерств у громаді.
Щоб дізнатися більше про WSHRC, запрошуємо вас ознайомитися з нашим веб-сайтом.
Про можливість:Допоміжний директор з дотримання норм та адміністрації звітує безпосередньо перед директором агентства. Підприємство відповідає за нагляд і управління повсякденною діяльністю двох офісів у всьому штаті: Олімпія (головний офіс) та регіональний офіс у Спокані. Допоміжний директор має безпосередній контроль над менеджером адміністративних послуг, адміністративними працівниками та менеджером систем IT. Підприємство разом з директором відповідає за управління державним бюджетом, затвердження продовження угод про аренду приміщень та великі покупки обладнання. Підприємство відповідає за нагляд за річними федеральними коштами для договорів (наприклад, EEOC і HUD), міждержавними угодами та угодами про взаємодію.
Внутрішній вибраний на цю позицію буде керувати восьми (8) повністю зайнятими працівниками.
(1) Менеджер систем IT
(1) Менеджер адміністративних послуг
(1) Data Consultant 2
(1) Customer Service Specialist 3
(2) Customer Service Specialist 2
(2) Office Assistant 1
Ця посада Асистента директора визнана критичною для підтримки плану безперервності операцій (COOP) WSHR у разі надзвичайних ситуацій або катастроф. У відповідності з рекомендаціями Урядового управління фінансового управління (OFM) штату Вашингтон, ця посада забезпечує безперервність діяльності організації, керуючи основними адміністративними функціями, зберігаючи операції ІТ інфраструктури та виступаючи як посередник між організацією та службою управління персоналом, щоб забезпечити безперервність місійних послуг під час надзвичайних ситуацій або катастроф.
Зверніться до рекрутера: Rachel Vaughan через електронну пошту rachel.vaughan@des.wa.gov і jobs@des.wa.gov і запитайте повний опис вакансії.Обов’язки
Деякі з обов’язків, пов’язаних з цією посадою:
Забезпечує відповідне та оптимальне використання ресурсів організації та підвищує ефективність працівників через оперативну оцінку та можливості професійного розвитку
Підтримує найвищі стандарти особистого/професійного та етичного поведінки та підтримує інтереси держави у наборі та збереженні різноманітного персоналу, що відповідає принципам справедливості
Впроваджує стратегії короткострокового та довгострокового планування, які підтримують місію, цілі та завдання агентства у відношенні приоритетів держави
Забезпечує виконання вимог державного управління та федеральних фінансових дотацій та відстежує ефективність операцій
Керує управлінням ІТ та усіма контактами з працівниками агентства щодо впровадження ефективних систем обробки робочої діяльності, включаючи показники відстеження продуктивності для служб дослідження
Встановлює та впроваджує приоритети та системи відповідальності та методи
Надає керівництво та нагляд за завданнями у справах досліджень
Займається співпрацею з менеджерами відділів контролю за виконанням, щоб оновлювати анкети скарг, надаючи необхідну інформацію для дослідників під час процесу прийняття заявок
Робить спільну роботу з FEMA та іншими державними агентствами для створення плану безперервної діяльності (COOP) для агентства
Підготувати агентство до вимог і процесу виконання обстеження та вимог управління фінансами (OFM)
Виступає як основний контакт для агентства щодо Your Washington, виконання наказу про відповідність
Організує впровадження програми Підключення та рівності в закупівлі (Pie) для агентства, оновлюючи веб-сайт щодо можливостей контрактів, ведення подій з розповсюдження та даних по постачальникам
- Надає політичні та управлінські напрямки для діяльності та управління агентства
- Досліджує, оновлює та формалізує зміст усіх політик для огляду головного директора та відповідності до колективного угоди про діяльність
- Планує, очолює, організує та керує роботою, виконаною організацією
- Розробляє стратегічний план агентства та відстежує досягнення цілей
- Надає лідерство та контроль над зусиллями з покращення якості, включаючи зменшення віку випадків, обслуговування клієнтів, та навчання та визнання персоналу
- Рішення, які вимагають визначення та комунікації візії та напрямку агентства
- Пріоритети, цілі та об'єкти, що впливають на операційні системи та процедури, та розподіл ресурсів
- Питання, що вимагають правової консультації від заступника юриста та стратегії для визначення, які справи відправляти на підсудження
- Діяльність законодавчого характеру та директиви, відстеження інтересів законодавства, які можуть вплинути на агентство
- Постійна позиція разом з головним директором відповідальна за управління державним бюджетним виділенням, затвердження продовження лізингу приміщень та великих придбань обладнання
- Постійна позиція відповідальна за відстеження щорічних фінансових засобів федерального бюджету для контрактів (наприклад, EEOC та HUD), міжагентських угод та пам'яток угод
Вимоги
Вимоги, досвід, знання
Способи виконання вимог до цієї позиції повинні відповідати загальним восьми (8) рокам досвіду роботи.
[ОПЦІЯ 1]
Вісім (8) років роботи в юридичному середовищі, створення адміністративних процесів, підготовка політичних документів, встановлення критеріїв набору та прийому на роботу, зберігання особистих файлів, управління кількома дедлайнами, збереження конфіденційності та впровадження стратегій управління продуктивністю. Доведений досвід у виконанні операційних, фінансових, юридичних/дотримання норм, управління ризиками
[ОПЦІЯ 2]
Спеціалізація на бізнесі, особистих ресурсах, соціальних або організаційних наук про поведінку або пов’язаній галузі на рівні асоціаційного ступеня
І
Шість (6) років роботи в юридичному середовищі, створення адміністративних процесів, критерії набору та прийому на роботу, зберігання особистих файлів, управління кількома дедлайнами, впровадження заходів контролю ризиків у договорах та закупівлях, написання політик щодо безпеки даних, управління архівами та безпеки на роботі
[ОПЦІЯ 3]
Бакалаврський ступінь з акцентом на бізнесі, особистих ресурсах, соціальних або організаційних наук про поведінку або пов’язаній галузі
І
Чотири (4) роки роботи в юридичному середовищі, набір та прийом на роботу, зберігання особистих файлів, управління кількома дедлайнами, збереження конфіденційності та використання високоякісного рішення та спокійності під тиском
Крім того, внутрішні кандидати повинні мати наступні компетенції:
Знання:
- Застосування федеральних та штатних законів про громадянські права
- Поняття про федеральні агентства та юридичні зв’язки з WSHRC
- Поняття про принципи штатної влади, включаючи правила, політики та практики
- Досвід і знання у справах трудових відносин, колективних угод та переговорів
- Досвід у внутрішніх стандартів контролю для аудиту готівки, рахунків на оплату та управління особистими ресурсами
- Поняття про нагляд і відповідальність за визначення ризиків у відповідності з принципами Державного адміністративного та облікового робочого посібника (SAAM) та стандартами звітності
- Ефективні навички усного та письмового зв’язку
- Ефективні навички побудови команди, як внутрішньо, так і з іншими державними органами, законодавцями та клієнтами
- Здатність керувати, навчати та мотивувати персонал
- Керувати та приоритезувати операції органу вчасно, точно та відповідно
- Робити роботу та приймати рішення самостійно, але з обґрунтованою оцінкою моменту, коли варто звернутися до вищої влади
- Комунікувати складні питання та робити рекомендації виконавчому управлінню
- Підтримка якості, різноманітності та цінностей публічного служіння
Додаткова інформація
Як узгодити заявку: Вражені? Ми б хотіли б побачити вашу заявку! Натисніть „Застосувати“ у верхній частині цієї сторінки, щоб почати свою заявку. Ви можете зберігти заявку та повернутися до неї, якщо це потрібно. Упевніться, що виконали заявку повністю, включаючи повну історію роботи та відповіді на додаткові питання.
Будь ласка, надайте наступні документи, щоб бути розглянутим; у разі невиконання цього ви не будете розглянуті на посаду:
- А лист інтересу, який описує, як ви відповідаєте вимогам цієї посади, визначеним у оголошенні про роботу
- А поточне резюме, яке деталізує досвід та освіту
- Поточний список мінімум трьох (3) професійних рекомендацій з поточною контактною інформацією (прикріплено або доступне для надання під час інтерв’ю)
Виконуйте не додавайте жодних документів, які містять фотографії або особисту інформацію (номер соціального страхування, рік народження тощо).
ЗАМЕТКА: Під час подання цих матеріалів ви підтверджуєте, що вся інформація є справжньою та вірною. Держава може перевірити інформацію. Будь-яка несправжня або неправдива інформація може бути причиною вилучення вашого заявки з числа учасників або відмови у відкритті роботи, якщо ви вже працюєте. Резюме не може замінити виконання розділу "загальні вимоги" або додаткових питань у заявці. Будь-ласка, не посилайтесь на резюме для деталей, інакше ваша заявка може бути відхиленою.
Можливість для всіх: Комісія з прав людини цінує наші різниці, і ми зобов’язані створити робоче місце, яке підтримує рівні можливості для зайняття та включення незалежно від раси, віри, кольору, національного походження, громадянства або статусу іммігранта, статусу шлюбу, сім’ї з дітьми (включно вагітність, пологи або пов’язані медичні умови), статі, сексуальної орієнтації, гендерної ідентичності, віку, статусу захищеного ветерана, ветерана, якого відслужили почестно, або статусу у військовій службі, статусу особи з наявністю будь-якої сенсорної, психічної або фізичної поруки, або використання навчання собак-помічників або службових собак особою з порукою або інших застосовних законно захищених ознак. Ми також розглянемо кваліфікованих кандидатів із злочинним минулим, у відповідності з державними, регіональними та місцевими законами. Ви можете включити в матеріали своє ім’я та позначення, яким бажаєте бути викликані, і ми відповідно до цього відповідатимемо під час взаємодії з нашою організацією.
Інформація про зв’язок: Для питань щодо цього набору або для запиту на разумну адаптацію в процесі подання заявки зверніться до Рейчел Вейн або надішліть електронну пошту jobs@des.wa.gov.
Кандидати, які є глухими або мають середню слухову здатність, можуть дзвонити через Сервіс передачі повідомлень штату Вашингтон, дзвонивши 7-1-1 або 1-800-833-6388.SeattleUA Job Analysis
💡 Smart Summary
Original Job Description
Description
Assistant Director of Compliance and Administration
Who We Are:
Established in 1949 by the Washington State Legislature, the Washington State Human Rights Commission (WSHRC) is a state agency responsible for administering and enforcing the Washington Law Against Discrimination. Chapter 49.60 RCW is the WSHRC’s statutory authority. WSHRC enforces civil rights laws born from state and national civil rights movements.
Under the law, everyone has the right to be free from discrimination at work, in housing, in a public accommodation, or when seeking credit and insurance. Any individual who believes that he or she has been discriminated against based on protected class status may file a charge of discrimination with the WSHRC. We are a neutral fact-finding agency, and we are deemed "substantially equivalent" to the U.S. Department of Housing and Urban Development (HUD), and U.S. Equal Employment Opportunity Commission (EEOC). WSHRC does not provide legal advice or advocacy services. Discrimination complaints must be filed within specific time limits, as established by law. Our legal authority comes from Chapter 49.60 RCW. Despite being a small agency (fewer than 50 employees), we serve all Washington residents.
Mission:
The mission of the Washington State Human Rights Commission (WSHRC) is to prevent and eliminate discrimination through the fair application of the law, the efficient use of resources, and the establishment of productive partnerships in the community.
To learn more about WSHRC, we invite you to explore our website.
About the Opportunity:The Assistant Director of Compliance and Administration reports directly to the agency’s Executive Director. The position is responsible for oversight and management of the day-to-day operations for two offices statewide: Olympia (the headquarters office), and a regional office in Spokane. The Assistant Director has direct supervision of the Administrative Service Manager, Administrative Services staff and the IT Systems Administrator Manager. The position in conjunction with the Executive Director is responsible for managing state budget allotments, approval of facility lease renewals and large equipment purchases. The position is responsible for the monitoring of annual federal funds for contracts (i.e. EEOC and HUD), interagency agreements, and memorandums of understanding.
The internal incumbent selected for this role will supervise eight (8) full-time direct reports.
(1) IT System Admin Manager
(1) Administrative Service Manager
(1) Data Consultant 2
(1) Customer Service Specialist 3
(2) Customer Service Specialist 2
(2) Office Assistant 1
This Assistant Director position is designated as critical in support of WSHR’s Continuity of Operations Plan (COOP) for emergency or disaster recovery. In accordance with guidance from the Washington State Office of Financial Management (OFM), this position supports agency continuity by overseeing essential administrative functions, maintaining IT infrastructure operations, and serving as the agency’s Human Resources liaison to ensure continuity of mission-essential services during emergencies or disasters.
Contact the recruiter: Rachel Vaughan via email rachel.vaughan@des.wa.gov and jobs@des.wa.gov and request the full job description.Duties
Some of the responsibilities associated with this position include:
Assures appropriate and optimum use of the organization’s resources and enhances the effectiveness of employees through timely appraisal and professional development opportunities
Maintains the highest standards of personal/professional and ethical conduct and supports the State’s interest in hiring and retaining a diverse workforce, consistent with the principles of equity
Implements short- and long-term planning strategies that support the agency’s mission, goals and objectives in relation to the priorities of government
Ensures compliance with state government and federal funding requirements and monitors ongoing operational effectiveness
Supervises IT management and all agency staff interface regarding implementation of effective systems to process work activity, including performance tracking measures for the investigative staff
Sets and implements priorities and accountability systems and methods
Provides guidance and oversight on case tasks in investigations
Engages with Investigations Enforcement Managers to update Complaint Questionnaires to provide the necessary information that the investigators need during the intake process
Works with FEMA and other state agencies to create a Continuity of Operations Plan (COOP) for agency
Prepares the agency’s readiness for Office of Financial Management (OFM) Engagement Survey mandates and process requirements
Serves as the primary point of contact for the agency regarding Your Washington, Executive Order compliance
Coordinates the implementation of the Procurement Inclusion & Equity (Pie) Program for the agency by updating the website regarding contract opportunities and tracking outreach events and vendor data
- Provides policy and management direction for agency operations and administration
- Researches, updates and formalizes content of all policies for Executive Director review and Collective Bargaining Agreement compliance
- Plans, leads, organizes and controls work performed by the organization
- Develops the agency’s strategic plan and monitors for accomplishment of objectives
- Provides leadership and oversight to quality improvement efforts, including investigation case age reduction, customer service, and staff training and recognition
- Decisions that require determining and communicating the vision and direction of the agency
- Priorities, goals and objectives, impacting operational systems and procedures, and the allocation of resources
- Issues that involve Assistant Attorney General legal guidance and strategy to determine which cases move forward for prosecution
- Legislative activities and directives, the monitoring of legislation interests that may potentially impact the agency
- The position in conjunction with the Executive Director is responsible for managing state budget allotments, approval of facility lease renewals and large equipment purchases
- The position is responsible for the monitoring of annual federal funds for contracts (i.e. EEOC and HUD), interagency agreements, and memorandums of understanding
Qualifications
Required Qualifications, Experience, Knowledge
Ways of meeting the requirements for this position must total eight (8) years' of experience.
[OPTION 1]
Eight (8) years’ working in a legal setting, creating administrative processes, policy drafting, instituting recruitment and hiring criteria, maintaining personnel files, managing multiple deadlines, maintaining confidentiality, and implementing performance management strategies. A demonstrated track record in operational, financial, legal/compliance, risk management responsibilities
[OPTION 2]
Associate’s degree emphasis on business, human resources, social or organizational behavior sciences or related field
AND
Six (6) years’ working in a legal setting, creating administrative processes, recruitment and hiring criteria, maintaining personnel files, managing multiple deadlines, implementing risk control measures in contracts and procurement, writing policies for data security, records management, and workplace safety
[OPTION 3]
Bachelor’s Degree with emphasis on business, human resources, social or organizational behavior sciences or related field
AND
Four (4) years’ working knowledge working in a legal setting, recruitment and hiring, maintaining personnel files, managing multiple deadlines, maintaining confidentiality and exercising sound judgment and grace under pressure
In addition to qualifying with one of the above options, internal applicants need to possess the following competencies:
Knowledge:
- Federal and state civil rights laws application
- Understanding of federal agencies and the contractual relationship with the WSHRC
- An understanding of the principles of state government including rules, policies and practices
- Experience with and understanding of labor relations, collective bargaining agreements and negations
- Experience with internal control standards for desk auditing of cash receipts, accounts payable, and human resources management
- Understanding of oversight and responsibility for identifying risk according to State Administrative and Accounting Manual (SAAM) principles and reporting standards
- Effective oral and written communication skills
- Effective team building skills, internally and with other state agencies, legislators and customers
- Ability to lead, coach and motivate staff
- Manage and prioritize agency operations in a timely, accurate and responsive manner
- Work and make decisions independently, but with judgment as to when to confer with higher authority
- Communicate complex issues and make recommendations to executive management
- Commitment to quality, diversity and public service values
Supplemental Information
How to Apply: Interested? We would love to hear from you! Click “Apply” at the top of this page to start your application. You can save the application and come back to it, if needed. Be sure to complete the application fully to include a full work history and responses to the supplemental questions.
Please provide the following documents in order to be considered; failure to do so may result in you not being considered for the position:
- A letter of interest, describing how you meet the qualifications for this position as outlined in the job posting
- A current resume, detailing experience, and education
- A current list of at least three (3) professional references with current contact information (attached or available to provide at the time of interview)
Do not attach any documents that include photos or private information (social security number, year of birth, etc.).
NOTE: By submitting these materials, you are indicating that all information is true and correct. The state may verify information. Any untruthful or misleading information is cause for removal from the applicant pool or dismissal if employed. A resume will not substitute for completing the “duties summary” section or supplemental questions of the application. Please do not “refer to resume” for detail, or your application may be disqualified.
Opportunity for All: The Human Rights Commission celebrates our differences and we are committed to a workplace that supports equal opportunity employment and inclusion regardless of race, creed, color, national origin, citizenship or immigration status, marital status, families with children (including pregnancy, childbirth, or related medical conditions), sex, sexual orientation, gender identity diversity, age, status as a protected veteran, honorably discharged veteran or military status, status as an individual with the presence of any sensory, mental, or physical disability or the use of a trained dog guide or service animal by a person with disabilities or other applicable legally protected characteristics. We will also consider qualified applicants with criminal histories, consistent with applicable federal, state and local laws. You are welcome to include the name and pronoun you would like to be referred to in your materials, and we will honor this as you interact with our organization.
Contact Information: For questions about this recruitment or to request a reasonable accommodation in the application process, contact Rachel Vaughan or email jobs@des.wa.gov.
Applicants who are deaf or hard of hearing may call through the Washington Relay Service by dialing 7-1-1 or 1-800-833-6388.