SeattleUA Аналіз вакансії
💡 Розумне Резюме
Оригінальний опис вакансії
Опис
КОМІСІЯ З УСУВАННЯ ПІДПИСІВ ТА ТРАНСПОРТУ ВАШИНГТОНУ
Відповідальність. Професіоналізм. Непідкупність. Відповідальність.
Директор з архівної роботи
(Спеціаліст за програмою 4)
Відповідність до зарплати:
Для цієї посади, етап А становить $63,252 на рік, а етап L — $82,872. Верхня межа діапазону зарплати, етап М, становить $84,984, і зазвичай є етапом, пов’язаним зі стажем. Усі працівники переходить на етап М через шість (6) років після призначення на етап L у своєму постійному діапазоні зарплати.
Це набор відкритий до 10 червня 2026 року о 23:59. Перший виклик заявок заплановано на 3 червня. У вас вигідно подати заявку якнайраніше.
Комісія з усування підписів та транспорту (UTC) з правом вирішувати питання щодо набору та/або відкриття або продовження цього набору в будь-який момент. Заяви на цей набір можуть використовуватися для заповнення подібних посад, які відкриються протягом наступних 60 днів.
Можливість:
Комісія з усування підписів та транспорту (UTC) шукає динамічного, докладної уваги керівника, щоб стати нашим наступним Директором з архівної роботи (Спеціаліст за програмою 4) у відділі управління архівами. Це високовідповідальна роль, де ви зможете визначити, як UTC керує, захищає та надає важливу інформацію громадськості та урядовим дійсникам. Ви будете вести нашу систему управління справами та електронну систему подання документів, забезпечувати виконання Закону про публічні документи та Закон про адміністративні процедури, та керувати повним життєвим циклом архівних документів комісії. Від керування складними заявками про публічні документи до координації відкритих публічних засідань, ваша робота безпосередньо підтримуватиме прозорість, відповідальність та довіру до уряду.
Крім управління системами та політиками, ви будете керувати та розвивати кваліфіковану команду архівів, створюючи культуру точності, співпраці та безперервного покращення. Ви будете виступати як основний посередник UTC у питаннях відповідності до архівної діяльності, працювати з лідерством для уточнення процесів та надавати навчання, що підсилює розуміння управління архівами на рівні комісії. Це можливість для когось, хто відчуває себе комфортно на перетині лідерства, системного мислення та публічних послуг.
Гібридний:
Незважаючи на те, що це гібридна можливість, успішний кандидат має проживати в Washington state та має бути доступним для відвідин головного офісу в Lacey, Washington п'ять (5) днів кожні два тижні.
Порушення:
Місцеве русло, переважно в межах Thurston County, може бути вимогливим для участь у навчанні.
Наша місія:
Захистити населення Washington, забезпечуючи, щоб інвесторські урядові послуги та транспортні послуги були безпечними, еквітабельними, доступними, надійними та справедливо цінованими.
Видіння:
Ми прагнемо досягти еквітабельних та справедливих результатів для як споживачів, так і регульованих компаній. Ми приоритетні включність та належність на робочому місці.
Для отримання додаткової інформації про наші вигоди або роботу в UTC, будь ласка, відвідіть наш сайт.
Що ми пропонуємо нашим співробітникам:
- UTC створює середовище різноманітності, справедливості, включення та належності, працюючи над набором та збереженням робочої сили з громад, які ми обслуговуємо.
- Ми вважаємо важливим збалансоване співвідношення особистого та професійного життя; надаємо гнучкі графіки роботи, програми здоров’я та можливості роботи з дому/на віддалі.
- Через державу нашим співробітникам (та їхнім сім’ям) надаються варіанти медичного, стоматологічного, офтальмологічного та базового життєвого страхування.
- Ми надаємо можливість узяти участь у державних програмах пенсійного забезпечення та план уповільненого збору доходів.
- Повністю зайнятим та частково зайнятим співробітникам надаються оплачені святкові дні та один оплачений особистий святковий день на рік.
Обов’язки
Найважливіше, що ви зробите:
Серед різноманітних обов’язків, які виконує ця роль, записник буде:
- Керувати обробкою файлів та записів співробітниками у процесах розгляду справ комісії, включаючи виконання рішень, повідомлень та листів, а також розподіл усіх надходятьших заяви.
- Перевіряти внесення співробітників у систему управління справами, щоб забезпечити точність та відповідність.
- Розробляти та зберігати політики управління записами, пов’язані з системою управління справами та електронною системою подання документів.
- Керувати усіма діяльностями та навчанням співробітників щодо управління інвентаризацією, зберіганням, виконанням та видаленням офіційних файлів справ та інших офіційних записів.
- Допомагати координаторам записів розділу у визначенні, оцінці та, якщо це відповідно, видаленні або зміні унікальних графік зберігання записів, щоб забезпечити єдиність та збіжність графіків зберігання.
- Виступати як контактна особа з Головою Держави, Ділення архівів, забезпечуючи виконання агентством політик і процедур державних записів.
- Надавати під керівництвом співробітникам вчасні та значимі оцінки виконання роботи та можливості професійного росту.
- Здійснювати регулярні програми професійного росту, навчання та збільшення ефективності команди.
- Забезпечувати, щоб всі документи, що супроводжують кожен пункт у повідомленні про відкрите засідання, були розміщені в SharePoint та розповсюджені відповідно, щоб внутрішні та зовнішні користувачі були в курсі та мали доступ до документів, які комісія розглядає під час обговорення пунктів на відкритих засіданнях.
- Рекомендувати та консультувати лідерів комісії щодо розробки або перегляду політик та процедур відкритих засідань та впровадження нових процесів.
- Надавати завдання щодо відкритих засідань та кімнат для слухань персоналу архівного центру у черговому порядку.
- Незалежно перевіряти, визначити обсяг розповсюдження серед персоналу та обробити середнього складу або складні заявки на публічні документи.
- Отримувати складні заявки на публічні документи відповідно до політик та процедур агентства та WAC 480-04, Доступ до інформації та документів, а також Закон про публічні документи.
Кваліфікації
Вимогові кваліфікації:
Досвід для як вимогових, так і бажаних кваліфікацій можна отримати через життєвий досвід, досвід волонтерської діяльності, професійну роботу або їх комбінацію.
Бакалаврська освіта з бізнесу, управління, права, охорони здоров'я, управління охорони здоров'я або сусіднього галузі.
І
Три (3) або більше років досвіду у координації або управлінні будь-яким із наведених нижче:
- Законодавство, правила та стандарти з громадського розкриття інформації штату Вашингтон.
- HIPAA або регуляторні вимоги; або управління документами.
- Управління системою слідкування або великою базою даних.
- Підготовка листів та інших квазизаконних документів.
АБО
П'ять (5) або більше років досвіду у координації або управлінні будь-яким із наведених нижче:
- Законодавство, правила та стандарти з громадського розкриття інформації штату Вашингтон.
- HIPAA або регуляторні вимоги; або управління документами.
- Управління системою слідкування або великою базою даних.
- Підготовка листів та інших півправових документів.
- Керівництво або нагляд за командою.
Компетенції з Диверсіті, Рівності та Включення (DEI) (вимоги до всіх працівників):
- Здатність діяти, щоб навчатися та розвиватися.
- Здатність діяти, щоб задовольнити потреби інших.
- Знання, розуміння та зобов’язання у справі Диверсіті, Рівності та Включення.
- Самопізнання.
- Розвиток взаємовигідних та довірливих стратегічних партнерств.
- Включення та експериментальність з рівністю та альянс.
Ядрові компетенції UTC (вимоги до всіх працівників):
- Відповідальність
- Вимірювання успіху та покращення
- Фокус на клієнта
- Фокус на результати
- Комунікаційні навички
- Адаптивність / гнучкість
- Саморозвиток
- Постійне покращення процесів
Бажана досвід, знання, навички та здатність:
Магістерський ступінь з поглибленим вивченням бізнес-адміністрації або тісно пов'язаного напряму, або додатковий досвід у формах та управлінні записами.
- Два або більше років досвіду у лідерстві команд.
Знання та розуміння системи GovQA. - Знання програмного забезпечення для наступних продуктів Microsoft Office: середнього рівня: Excel, Word, PowerPoint, SharePoint; середнього рівня: Outlook.
- Здатність шукати та запитувати бази даних для дослідження запитів.
- Знайомство з принципами відкритих засідань.
- Знайомство з юридичними термінами/процедурами цивільного права.
Компетенції, специфічні для посади:
- Демонстроване знання принципів та практик архівування та управління записами.
- Демонстроване розуміння та практичне знання Закону про публічні записи.
- Демонстроване розуміння та знання Закону про відкриті публічні засідання та Закону про адміністративні процедури.
- Демонстрований досвід у наступному програмному забезпеченні:
- MS Excel (або інший програмний інструмент для роботи з таблицями) для створення, модифікації, друку та форматування таблиць, пошуку та заміни даних, роботи з базовими формулами та функціями; використання шаблонів, стилів, автоматичного форматування та кількох аркушів; створення та обробка великих або складних таблиць, використання складних математичних формул для обчислення даних та зв'язку аркушів; імпорт даних з інших джерел, фільтрація списків та створення та форматування діаграм та графік.
- Програмне забезпечення для обробки тексту, наприклад, MS Word, для створення, форматування, редагування, перегляду, друку та збереження документів; використання стандартних функцій для вибору, редагування, копіювання, вставки, форматування та перевірки орфографії тексту.
- Програми для електронної комунікації та календаря, наприклад, MS Outlook, для створення, відправлення та відповіді на електронні листи, а також координації графіку та планування засідань.
Додаткова інформація
ПОВНОСТЮ прочитайте наступну інформацію:
- Ця посада регулюється правилами про цивільний службовий статус, частина 357 Коду адміністративних правил штату Вашингтон (WAC).
- RCW 80.01.020 обмежує здатність UTC навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіць навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть навіть наві
- UTC не використовує E-Verify; отже, ми не маємо права продовжувати практику навчання STEM-опції (OPT). Для інформації відвідайте www.uscis.gov.
Як узгодити заявку:
Ви хочете приєднатися до команди UTC? Натисніть кнопку "Застосувати" у верхній частині, щоб почати! Щоб бути розглянутим для подальшого екранування, забезпечте, щоб ви прикріпили наступні документи до вашої повної заявки:
- Лист інтересу - який описує, як ви відповідаєте вимогам посади та чому ви вважаєте, що ви ідеальний кандидат.
- Резюме - яке деталізує ваші відповідні компетенції, досвід та освіту.
- Посилання - У мінімум три (3) професійні посилання з поточними номерами телефонів та адресами електронної пошти мають бути включеними в вашу заявку; одне (1) посилання МУСТ бути вашим поточним або найближчим керівником.
Перша етап екранування кандидатів буде виключно на основі змісту та повноти поданих матеріалів заявки, включаючи відповіді на питання з «Додаткового опитувальника», разом з додатковими матеріалами, поданими у процесі подання заявки.
Якщо ви переглядаєте це набору на будь-якому сайті, окрім www.careers.wa.gov, будь ласка, відзначте назву набору та подайте заявку через офіційний портал штату Вашингтон. Ваша заявка може бути прийнята неповною, якщо ви використовуєте сторонній сайт. Якщо ви маєте технічні проблеми з створенням, доступом або завершенням заявки, будь ласка, зателефонуйте до NEOGOV безкоштовно за номером (855) 524-5627 або надішліть електронною поштою support@neogov.com.
ПОЗНАЧЕННЯ, що вказує «дивитися резюме», не замінює виконання «розділу досвіду роботи» або додаткового опитувальника у пакеті заявки та може призвести до того, що ваша подання буде вважатися неповним.
Перевага ветеранів:
Для отримання інформації про YesVets, будь ласка, натисніть тут.
Заявники, які бажають отримати перевагу ветеранів, мають додати до своєї заявки копію видаленого DD-214 (копія для члена 4), NGB 22 або підписаний лист підтвердження служби від Управління ветеранів США. Будь ласка, приховуйте будь-які особисто-ідентифікаційні дані, такі як номер соціального страхування. Для додаткової інформації зверніться до управління HR UTC за адресою humanresources@utc.wa.gov.
Усі надані дані можуть бути перевірені; може бути вимагано додаткових документів. Кандидати можуть бути виключені, якщо освіта та/або досвід роботи не включають інформацію, необхідну для виконання мінімальних вимог до посади.
UTC є рівноправним роботодавцем. Ми хочемо забезпечити вам рівні можливості для увійдіння до нашої команди. Наша мета — забезпечити справедливий і рівний стосунок до поточних та майбутніх працівників без урахування віку, статі (включаючи гендерну ідентичність), раси, етнічності, інвалідності, сексуальної орієнтації, статусу ветерана, статусу шлюбу, або релігійної або політичної приналежності.
Люди, які потребують адаптації під час процесу подання заявки, можуть зв’язатися з рекрутером за телефоном (360) 664-1134 або надіслати електронною поштою управлінню HR UTC за адресою humanresources@utc.wa.gov. Для послуги ТТУ, будь ласка, зателефонуйте у Washington Relay Service за номером 7-1-1 або 1-800-833-6384.
Для отримання додаткової інформації про UTC, будь ласка, відвідайте:
www.utc.wa.gov, www.facebook.com/wautc
Держава Вашингтон:
http://access.wa.gov
SeattleUA Job Analysis
💡 Smart Summary
Original Job Description
Description
WASHINGTON UTILITIES AND TRANSPORTATION COMMISSION
Respect. Professionalism. Integrity. Accountability.
Agency Records Officer
(Program Specialist 4)
Salary Consideration:
For this position, Step A is $63,252 per year and Step L is $82,872. The high end of the salary range, Step M, is $84,984, and is typically a longevity step. All employees progress to Step M six (6) years after being assigned to Step L in their permanent salary range.
This recruitment is open until June 10, 2026, at 11:59pm. The first pull of applications is scheduled for June 3. It is in your best interest to apply as soon as possible.
UTC reserves the right to make a hiring decision and/or choose to close or extend this recruitment at any given time. Applications for this recruitment could be used to fill comparable positions that open within the next 60 days.
The Opportunity:
The Washington Utilities and Transportation Commission (UTC) seeks a dynamic, detail-oriented leader to serve as our next Agency Records Officer (Program Specialist 4) within the Records Management section. This is a high-visibility role where you’ll shape how the UTC manages, protects, and delivers critical information to the public and decision-makers. You’ll take the lead on our case management system and e-Filing Portal, ensure compliance with the Public Records Act and Administrative Procedure Act, and oversee the full lifecycle of commission records. From guiding complex public records requests to coordinating open public meetings, your work will directly support transparency, accountability, and trust in government.
In addition to managing systems and policies, you will lead and develop a skilled records team, fostering a culture of accuracy, collaboration, and continuous improvement. You will serve as the UTC’s primary liaison on records compliance, partner with leadership to refine processes, and deliver training that strengthens commission-wide understanding of records management. This is an opportunity for someone who thrives at the intersection of leadership, systems thinking, and public service.
Hybrid:
Although this is a hybrid opportunity, the successful incumbent must reside within Washington state and must be available to report to the Lacey, Washington headquarters building five (5) days every other week.
Travel:
Local travel, mostly within Thurston County, may be required to attend training.
Our Mission:
To protect the people of Washington by ensuring that investor-owned utility and transportation services are safe, equitable, available, reliable, and fairly priced.
Vision:
We strive to achieve equitable and fair outcomes for both consumers and regulated companies. We prioritize inclusion and belonging in the workplace.
For more information about our benefits or working at UTC, please visit our website.
What We Offer Our Employees:
- UTC fosters an environment of diversity, equity, inclusion and belonging, while striving to hire and retain a workforce from the communities we serve.
- We place importance on a healthy balance between personal and professional lives; offering flexible work schedules, wellness programs, and mobile/telework opportunities.
- Through the state, our employees (and their families) are offered options for medical, dental, vision and basic life insurance.
- We offer enrollment into the state retirement programs and a deferred compensation plan.
- Full-time and part-time employees are entitled to paid holidays and one paid personal holiday per calendar year.
Duties
Some of What You’ll Do:
Among the varied range of responsibilities held within this role, the records officer will:
- Manage staff’s processing of files and records in commission adjudicative proceedings, including serving orders, notices, and letters, and distributing all incoming pleadings.
- Review staff entries in the case management system to ensure accuracy and compliance.
- Develop and maintain records management policies related to the case management system and e-Filing Portal.
- Oversee all staff activities and training related to managing records inventory, retention, retrieval, and disposition of formal case files and other official records.
- Assist section records coordinators to identify, evaluate, and if appropriate, eliminate or change unique record retention schedules to ensure uniformity and consistency of retention schedules.
- Serve as point of contact with the Secretary of State, Archives Division, ensuring agency compliance with State records policies and procedures.
- Provide supervised staff with timely and meaningful performance evaluations and professional development opportunities.
- Implement regular professional development, training, and team building schedules.
- Ensure supporting documents for each item on the open meeting agenda are posted to SharePoint and distributed as appropriate so that internal and external customers are aware of, and have access to, documents the commission will consider when addressing the items at the open meetings.
- Advise and consult with commission leadership to develop or revise open meeting policies and procedures and implement resulting new processes.
- Assign open meeting and hearing room tasks to records center staff on a rotating basis.
- Independently review, determine extent of distribution to staff, and process moderate to complex public records requests.
- Receive complex requests for public records in compliance with agency policy and procedures and WAC 480-04, Public Access to Information and Records, as well as the Public Records Act.
Qualifications
Required Qualifications:
Experience for both required and desired qualifications can be gained through lived experience, volunteer experience, formal professional employment, or a combination.
A bachelor’s degree in business administration, public administration, law, public health, health administration, or a closely allied field.
AND
Three (3) or more years of experience coordinating or administering any of the following:
- Washington State public disclosure laws, rules, and standards.
- HIPAA or regulatory requirements; or Records Management.
- Administering a tracking system or large database.
- Drafting correspondence and other quasi-legal documents.
OR
Five (5) or more years of experience coordinating or administering any of the following:
- Washington State public disclosure laws, rules, and standards.
- HIPAA or regulatory requirements; or Records Management.
- Administering a tracking system or large database.
- Drafting correspondence and other quasi-legal documents.
- Leading or supervising a team.
Diversity Equity and Inclusion (DEI) Competencies (expected of all employees):
- The ability to take action to learn and grow.
- The ability to take action to meet the needs of others.
- EDI Knowledge, Understanding, & Commitment.
- Self-Awareness.
- Cultivating Mutually Beneficial and Trusting Strategic Partnerships.
- Inclusive Excellence & Allyship.
UTC Core Competencies (expected of all employees):
- Accountability
- Measuring Success and Improvement
- Customer Focus
- Results Focus
- Communication Skills
- Adaptability/Flexibility
- Self-Development
- Continuous Process Improvement
Desired Experience, Knowledge, Skills, & Abilities:
A master’s degree involving major study in business administration or a closely related field or additional experience in forms and records management.
- Two or more years of experience leading teams.
Knowledge and understanding of GovQA. - Computer software proficiency for the following Microsoft Office products: Intermediate level: Excel, Word, PowerPoint, SharePoint; Intermediate level: Outlook.
- Ability to search and query databases to research requests.
- Familiarity with Open Meetings principles.
- Familiarity with legal terms/civil procedure.
Position Specific Competencies:
- Demonstrated knowledge of archival and records management principles and practices.
- Demonstrated understanding and working knowledge of the Public Records Act.
- Demonstrated understanding and knowledge of the Open Public Meetings Act and Administrative Procedures Act.
- Demonstrated experience with the following computer software:
- MS Excel (or other spreadsheet software) to create, modify, print, and format spreadsheets, find and replace data, and work with basic formulas and functions; use templates, styles, auto-formats, and multiple worksheets; create and manipulate large or complex spreadsheets, use complex mathematical formulas to calculate data, and link worksheets; import data from other sources, filter lists, and create and format charts and graphs.
- Word processing software, such as MS Word, to create, format, edit, preview, print, and save documents; use standard functions to select, edit, copy, paste, format, and spellcheck text.
- Electronic communications and calendar programs, such as MS Outlook, compose, send, and respond to electronic mail, and coordinate schedules and schedule meetings.
Supplemental Information
READ THE FOLLOWING INFORMATION COMPLETELY:
- This position is covered under civil service rules, Title 357 of the Washington Administrative Code (WAC).
- RCW 80.01.020 limits the UTC's ability to employ any person who owns stock in any company the UTC regulates or is otherwise financially interested in such company. Such interests include those of an employee's spouse.
- UTC does not use E-Verify; therefore, we are not eligible to extend STEM-Optional Practice Training (OPT). For information, please visit www.uscis.gov.
How to Apply:
Interested in joining the UTC team? Click the Apply button at the top to begin! To be considered for further screening, ensure you attach the following documents to your completed application:
- Letter of Interest - describing how you meet the position qualifications and why you believe you are the ideal candidate.
- Resume - detailing your applicable competencies, experience and education.
- References - At minimum, three (3) professional references with current telephone numbers and email addresses must be included with your application; one (1) contact MUST be your current or most recent supervisor.
The initial screening of candidates will be solely based on the contents and completeness of the application materials, including answers provided to the ‘Supplemental Questionnaire’, along the additional application materials submitted as part of the application process.
If you are viewing this recruitment on any website other than www.careers.wa.gov, please note the recruitment title and apply through Washington state’s official portal. Your application may be received incomplete if using a third-party website. If you are having technical difficulties creating, accessing, or completing your application, please call NEOGOV toll-free at (855) 524-5627 or email support@neogov.com.
NOTE, indicating ‘see resume’ will not substitute for completing the "work experience" section or supplemental questionnaire of the application packet and may result in your submission being marked incomplete.
Veterans Preference:
For information about YesVets, please click here.
Applicants wishing to claim Veterans Preference should attach to their application a copy of their redacted DD-214 (Member 4 copy), NGB 22, or signed verification of service letter from the United States Department of Veterans Affairs. Please blackout any personally identifiable data such as Social Security numbers. For further information, contact UTC Human Resources at humanresources@utc.wa.gov.
All information may be verified; additional documentation may be required. Candidates may be disqualified if the education and/or work experience does not include information used to meet the minimum qualifications of the job.
The UTC is an equal opportunity employer. We want to make sure you have an equal opportunity to join our team. Our commitment is making sure current and future employees are treated fairly and equally without regard to age, sex (including gender identity), race, ethnicity, disability, sexual orientation, veteran status, marital status, or religious or political affiliation.
Persons needing accommodation in the application process may contact the recruiter via telephone on (360) 664-1134 or email the UTC HR office at humanresources@utc.wa.gov. For TTY service, please call the Washington Relay Service on 7-1-1 or 1-800-833-6384.
For more information about the UTC, please visit:
www.utc.wa.gov, www.facebook.com/wautc
The State of Washington:
http://access.wa.gov