Administrative Assistant 4 – Spokane

Опис

Про агентство та відділ:
The Washington State Patrol зобов’язана бути рівноправним роботодавцем і прагне створити середовище, в якому кожен може бути вірним самим собі, вільно комунікувати та діяти з відвагою. WSP присвячена підтримці справедливих та рівних процесів найму, навчання та кар’єрного зростання через іноваційні стратегії набору та збереження кадрів.

The Field Operations Bureau складається з восьми округів, які відповідають за виконання законів про дорожній рух, дослідження ДТП та надання допомоги водіям на 17 524 милях державних та державних автодоріг.  Ця посада призначена для округу 4, який обслуговує Споканську область.

Обов’язки

Адміністративний асистент 4 є основним асистентом, який надає адміністративну підтримку командиру округу та

керівництву. Посада відповідає за керування адміністративними операціями у межах округу та забезпечує єдиність з політикою, процедурами агентства та місцевими стандартами роботи. 

• Приймати рішення на рівні командира округу у справах адміністративного характеру.  
• Виконувати роботу у інтересах командира округу. 
• Право підписувати документи у відсутності командира округу. 
• Представляти командира округу на зборах. 
• Завдяки командиру округу виступати на зборах, конференціях тощо у справах адміністративної політики. 
• Підготувати матеріали для звітів, звіти та інші підтримуючі документи, які використовуватиме командир округу. 
• Завдяки командиру округу бути основним контактним особистим у справах. 
• Розробляти та зберігати конфіденційні адміністративні файли Директора району. 
• Виступати як посередник між Директором району та внутрішніми, а також зовнішніми зацікавленими сторонами. 
• Керувати та/або координувати спеціальні проекти. 
• Підготувати щорічні звіти та вирішувати питання, пов’язані з договорами. 
• Проводити або наглядати за підготовкою досліджень або підсумків проектів. 
• Координувати з програмними менеджерами та бюджетним персоналом у підготовці запитів та відповідей на бюджетні питання перед законодавчою владою. 
• Участвувати у процесі стратегічного та якісного планування. 
• Досліджувати федеральні та державні регламенти у відповідності до компетенції Директора району. 
• Розробляти оцінки бюджету, вести його контроль з різних джерел. 
• Участвувати у створенні короткострокових та довгострокових фінансових планів та цільових показників продуктивності. 
• Складати дані та підготувати складні проекти/бюджетні запити на нові, продовження та конкурентні перегляди грантів та договорів. 
• Координувати управління простором, включаючи реконструкцію та/або ремонтування адміністративних зон. 
• Оновлювати кошти для придбання обладнання та замовлень на обслуговування. 
• Оновлювати обладнання та ремонтування. 
• Доступ до та дослідження постачальників послуг, договорів та продуктів. 
• Обробка замовлень на придбання. 
• Координувати та здійснювати подорожі; такі як, але не обмежуючись, забезпечення готелів та перелітів, та зберігання всіх необхідних підписних документів. 
• Може керувати іншим персоналом. 
• Координувати та забезпечувати налагодження та видалення персоналу разом із всіма пов’язаними підрозділами агентства. 
• Обробка конфіденційних реквізитів працівників. 
• Надавайте підтримку іншим адміністративним асистентам. 

Патрульна служба штату Вашингтон не надає підтримки у візи візового видачі; отже, кандидати повинні мати дозвіл на роботу, який не вимагає підтримки роботодавця.

Вимоги

Обов’язкові вимоги:

• Сертифікат про вищу школу або еквівалент GED.
• Чотири (4) роки поступово відповідального досвіду в офісній/адміністративній, секретарській або загальній адміністративній роботі.
  • Спеціалізація на бакалаврському рівні з управління бізнесом або пов’язаних галузях може замінити два роки з обов’язкового досвіду.

• Здоровий баланс життя та роботи, надаючи гнучкі графіки роботи та можливість віддаленої роботи для більшості позицій.
• Програма "Діти на роботі", яка базується на довготривалих здорових цінностях зв’язку між дитиною та батьком та годування дитини груддю.
• Можливості для постійного зростання та розвитку. 
• Можливості служити своєму спільноті та зробити вплив через значиму роботу.
• Можливості зайняття, які визнають ветеранів армії та/або супругів ветеранів за указом губернатора 19-01.
• Вимоги до Програми погашення позики.

Додаткова інформація