SeattleUA Аналіз вакансії
💡 Розумне Резюме
Оригінальний опис вакансії
Опис
.png)
АГРАРНИЙ СЕКТОР – КАМЕНЬ ОСНОВИ ЕКОНОМІКИ ВАШИНГТОНУ
Департамент сільського господарства штату Вашингтон надає послуги штату більше 100 років. Через послуги, регулювання та адвокатство ми забезпечуємо відтворення та відповідність сільського господарства в Вашингтоні, захищаючи споживачів, суспільне здоров'я та навколишнє середовище. Ми активно працюємо з сільськими господарями та фермерами, але наші обов'язки – від забезпечення безпеки харчової продукції до збереження навколишнього середовища – впливають на життя мільйонів людей в місцевому, національному та світовому масштабі.
Урядова установа має приблизно 780 працівників і досягає приблизно 1000 працівників на піку сезонної роботи. Щоб дізнатися більше та переглянути додаткові вакансії, будь ласка, відвідайте наш Сторінку з посадами.
Можливість:
Ділення Farm & Food Systems Development (FFSD) присвячено підтримці харчових систем і економічної відповідності сільського господарства Вашингтону. Програми цього ділення підтримують споживачів, сільських господарів та підприємств харчової галузі через послуги, допомогу та адвокатство, розвиваючи візію, що сільське господарство процвітає, одночасно внеска в здоров'я людей та економіку Вашингтону.Адміністративна команда для FFSD надає комплексну підтримку усім програмам у діленні, забезпечуючи гладке функціонування на добовому рівні та ефективну координацію. Ми виступаємо як центральний ресурс для комунікації, організації та управління процесами, допомагаючи зберігати згодність, ефективність та організацію у діленні.
Адміністративний асистент надає прямий адміністративний підтримки всім чотирьом програмам у діленні, включаючи допомогу з харчовими продуктами, регіональними ринками, міжнародним маркетингом та програмою спеціальних сільськогосподарських грантів. Адміністративний асистент також підтримує адміністративні потреби асистента директора FFSD та координатора ділення. Ця підтримка включає, але не обмежується, ведення часу, відповідальність за оплату праці, координацію подорожей та підтримку закупівельних процесів ділення.
Адміністративний асистент звітує профілактично до координатора ділення Farm & Food Systems Development.
Важливі відомості:
Основна зарплата, яка буде надана, враховуватиме внутрішню рівність і може варіювати в залежності від знань, навичок та досвіду кандидата. Типова початкова зарплата для цієї посади: Діапазон 44 Крок А $47,100 Крок L $61,644 щорічно.
Обов’язки
Включають, але не обмежуються:
Надавати адміністративну підтримку Діленню розвитку сільського господарства та систем харчування, координатору ділення та програмам FFSD
- Забезпечувати керівника повідомленням про важливі, конфіденційні та/або термінові ситуації.
- Виконувати складні роботи з обробки документів для ділення, наприклад, поштові операції, сортування, інтеграція тексту з графікою, робота з базами даних тощо.
- Зберігати та відстежувати офісні товари та запаси.
- Зберігати календар ділення FFSD та програм.
- Підтримувати загальну ефективність роботи ділення, брати участь у зборах адміністративного персоналу, допомагати у різних діленнях та коригувати завантаження та пріоритети за потреби.
- Організовувати та приоритезувати проекти, щоб забезпечити точність та вчасність їх виконання.
- Надавати адміністративну підтримку персоналу ділення та програм на різних проектах.
- Складати листи для внутрішнього персоналу та постачальників.
- Координувати з персоналом ділення щодо кращих практик адміністративної роботи.
- Виступати як таймер у PISCES; відстежувати відпустки працівників, генерувати табелі для подання на оплату, та допомагати працівникам у питаннях, пов’язаних з веденням часу.
- Складати та розповсюджувати відомості про оплату, посади, баланс відпусток та інші звіти, які мають бути розповсюджені керівникам та менеджерам програм.
- Зустрічатися з керівником регулярно для планування та приоритезування завантаження, завдань та графіків, щоб найкращим чином підтримувати потреби ділення.
- Допомагати у збереженні зберігання та надлишкового простору ділення у листохідному приміщенні агентства.
- Обробляти та відправляти листи ділення за потреби.
- Переглядайте, перевіряйте та затвердьте витратні таблиці для моторолерів, рахунків за мобільні телефони, лізингу ПК та інших, що надсилають корекції або оновлення в Фінансові служби за необхідності.
- Складайте та розповсюджуйте фінансові звіти для програм.
- Розробляйте, оцінюйте та виконуйте закупівлю обладнання та матеріалів для розділу.
- Допомагайте у обробці запитів на блокування розділу та перевіряйте їх на повноту.
- Підготуйте, відстежуйте, обробіть та надішліть запити на закупівлю розділу.
- Підготуйте та обробіть рахунки, отримані від програм розділу, та отримайте необхідні документи.
- Обробіть рахунки для міжнародних переказів грошей.
- Відстежуйте та аналізуйте бюджет програми та надавайте оцінки витрат.
- Аудитуйте та обробіть відпускні акти використання коштів за допомогою системи TEMS.
- Допомагайте працівникам розділу у здійсненні подорожей, включаючи бронювання рейсів та оренди автомобілів.
- Реєструйте працівників на конференції та тренінги.
- Підготуйте та відстежуйте документацію щодо подорожей, включаючи запити на проживання за межами ліміту, авторизації подорожей за межами штату та країни, запити на авіафрахт та запити на обідні їжі з урахуванням зустрічей.
- Організовуйте та обробіть запити в автоматизованій системі WSDA Supply & Equipment (S&E).
- Застосовуйте та виконуйте політики та процедури закупівель WSDA для всіх дій щодо закупівель та надавайте відомості на рівні розділу, коли політики та процедури потрібно оновити.
- Використовуйте знання про політику підпису (повноваження на витрати) агентства, уповноважених уповноважених осіб та їхніх замісників при обробці запитів на закупівлю.
- Допомагайте програмам у виконанні рахунків за гранти та надсилайте їх у Фінансові служби для оплати.
- Оновлюйте внутрішні та зовнішні веб-сторінки.
- Перевіряйте та підтверджуйте, що матеріали відповідають стандартам агентства, та забезпечуйте відповідність ADA.
- Складайте офіційну кореспонденцію розділу та програм у відповідності зі стандартами бренду агентства.
- Встановлюйте графік та участвуйте у зборах дільничних та програмних зібрань; записуйте протоколи зібрань, збираєте та розсилаєте нотатки.
- Підготуйте документи до зібрань для учасників.
- Встановлюйте та резервуйте внутрішні та зовнішні місця для зібрань та конференцій.
- Отримуйте допомогу з налаштування та підтримки віртуальних зібрань.
- Зберігайте записи дільниці та програми, забезпечуйте зберігання та організацію файлів та записів.
- Надавайте підтримку дільничному координатору та програмам у випадку запитів про публічні записи.
- Проводіть та забезпечуйте дотримання правил зберігання паперових та електронних записів.
- Виконуйте проекти сканування та видалення документів для дільниці.
Вимоги
Хто має подати заявку?
Професіонали з:
Чотири (4) роки поступово зростаючого досвіду у офісній/клеркальній, адміністративній роботі.
Крім вищезгаданих вимог, наступні знання, навички та здібності зроблять кандидата особливо привабливим:
- Навички проведення дослідження у рамках конкретного завдання.
- Досвід роботи з Microsoft Office Suite.
- Досвід координації подорожей та закупівель у відповідності з політиками держави, федерації та агентства.
- Навички управління процесами ведення часу.
- Здатність створювати та зберігати веб-контент, який відповідає стандартам ADA.
Додаткова інформація
Періодичність виплат
- Збалансоване робоче/особисте життя, яке може включати гнучкі графіки роботи та роботу з віддалення.
- WSDA надає відмінний пакет гарантій, який перевищує традиційні гарантії. Державна зайнятість надає допомогу з догляду за дітьми, гнучкі фонди витрат, скасування позики, відмінність у навчанні, відкладене компенсаційне виплати, відпустка за визнанням внеску; натисніть тут для отримання додаткової інформації.
- 12 виплат вихідних днів та відпустки та накопичення відпустки.
- Усі особисті захисні засоби (ОЗ) будуть надані агентством.
Як подати заявку
Ви повинні виконати профіль на careers.wa.gov та відповісти на додаткові питання. Крім заповнення онлайн-заяви та додаткових питань, учасники повинні прикріпити наступні документи до свого профілю, щоб бути розглянутими на цю позицію:
· Резюме, що деталізує досвід та освіту
· Лист уваги, який описує, як ви відповідаєте на конкретні вимоги до цієї позиції
· Три професійні рекомендації
Підписуючи ці матеріали, ви підтверджуєте, що всі інформація є справжньою та вірною. Держава може перевірити інформацію. Будь-яка неправдива або неправдивість інформації є причиною видалення з числа учасників або звільнення, якщо ви працюєте.
Якщо у вас виникають технічні проблеми з створенням, доступом або заповненням заявки, будь ласка, зателефонуйте на безкоштовний номер NEOGOV (855) 524-5627 або відправте електронну пошту support@neogov.com.
Попередній етап огляду буде здійснюватися лише на основі змісту та повноти вашої Заява та підані матеріали. Усі інформація може бути перевірена, і може бути вимога документів. Заяви, отримані через електронну пошту, не будуть прийняті замість подання через онлайн-систему набору штату.
WSDA використовує форму I-9 (Завантажити читач PDF)(Завантажити читач PDF) для визначення працездатності та перевірки, коли ви будете прийняті на роботу. Цей документ є авторизацією здатності особи бути прийнятою на роботу в США. Заявники повинні бути прийняті на роботу в США.
Рівень справедливості в WSDA
Департамент сільського господарства визнає, цінує, підтримує, приймає та поважає всі культурні ідентичності та фонди під час нашого співпраці в справжній формі. Ми наймаємо вражаючих людей, які поділяють зобов’язання щодо нашого стратегічного плану Pro-Equity Anti-Racist (PEAR), нашого плану виконання Healthy Environment for All (HEAL) Act, та наших унікальних потреб і бажань щодо належності, поваги та включення. Ми цінуємо рост і розвиток наших співробітників, надаючи їм справедливий доступ до ресурсів та можливостей для безперервного навчання, вдосконалення та росту.
Ми намагаємося найняти, розвивати та зберігати продуктивну та віддану робочу силу, яка відображає громади, які ми обслуговуємо, тоді як ми віддані робочому місцю, яке відзначає наші різниці та підтримує справедливий набір працівників та включення незалежно від раси, віри, кольору, національного походження, громадянства або статусу іммігранта, статусу шлюбу, сім’ї з дітьми (включно з вагітністю, пологами або пов’язаними медичними умовами), статі, сексуальної орієнтації, гендерної ідентичності, віку, статусу захищеного ветерана, ветерана, якого військовою службою відслужили почестно, або статусу військовослужбовця, статусу особи з наявністю будь-якої сенсорної, психічної або фізичної поруки, або використання навчання собак-помічників або службових тварин особою з порукою, або інших застосовних законно захищених характеристик. Ми також розглядаємо кваліфікованих кандидатів із кримінальними злочинними історіями, у відповідності з державними, штатними та місцевими законами.
Зв’яжіться з нами
Якщо у вас є питання щодо цієї позиції або онлайн-заяви, зверніться до Офісу кадрів за адресою Recruitment@agr.wa.gov.
Перед призначенням на нову посаду в Департамент сільського господарства буде проведено перевірку на наявність злочинної історії. Інформація з перевірки не обов’язково виключить працевлаштування, але буде враховуватися при визначенні прийнятності та компетентності кандидата для виконання посади.
Ділянка кадрів може використовувати рекомендації з цього набору для заповнення подібних вакансій у майбутньому протягом шести місяців.
Військове перевага: Кандидати, які відповідають мінімальним вимогам та бажають зазначити перевагу військового, МУСЯТ ЗАДАТИ копію свого DD214 або іншої перевірки військової служби. Будь-ласка, приховано будь-які особисто ідентифікаційні дані, такі як номер соціального страхування. Для додаткової інформації про перевагу військового та керівництва щодо визначення вашої кваліфікації, натисніть тут.
Люди з діабетом, які потребують допомоги з поданням або потрібною інформацію у іншому форматі, можуть дзвонити за номером 664-1960 або безкоштовно (877) 664-1960. Користувачі TTY повинні спочатку дзвонити за номером 711, щоб отримати доступ до послуги Washington Relay Service.
Для отримання додаткової інформації про Департамент сільського господарства штату Вашингтон, відвідайте нас на сайт www.agr.wa.gov.
SeattleUA Job Analysis
💡 Smart Summary
Original Job Description
Description
AGRICULTURE - A Cornerstone of Washington's Economy
The Washington State Department of Agriculture has been serving the state for more than 100 years. Through service, regulation, and advocacy, we keep agriculture viable and vital in Washington State, while protecting consumers, public health, and the environment. We work extensively with farmers and ranchers, but our responsibilities – from ensuring food safety to environmental protection – touch the lives of millions of people locally, nationally, and abroad.
The agency includes 780 employees approximately and grows close to 1,000 employees at the peak of seasonal work. To learn more and view additional openings, please visit our Employment Page.
The Opportunity:
The Farm & Food Systems Development division (FFSD) is dedicated to strengthening the food systems and economic viability of Washington agriculture. The programs in this division support consumers, farmers, and food businesses through service, assistance, and advocacy advancing the vision that agriculture thrives while contributing to the health of the people and the economy of Washington.The Administrative Team for FFSD provides comprehensive support across all programs within the division, ensuring smooth day to day operations and effective coordination. We serve as a central resource for communication, organization, and process management, helping maintain consistency, efficiency, and organization across the division.
The Administrative Assistant provides direct administrative support for all 4 programs within the division including Food Assistance, Regional Markets, International Marketing, and Specialty Crop Block Grant Program. The Administrative Assistant also supports the administrative needs of the FFSD Assistant Director and Division Coordinator. This support includes, but is not limited to, time keeping, payroll activities, travel coordinator, and supporting division procurement and purchasing activities.
The Administrative Assistant reports to the Farm & Food Systems Development Division Coordinator.
Important Notes:
The base pay offered will take into account internal equity and may vary depending on the preferred candidate's job-related knowledge, skills, and experience. The typical starting salary for this position is: Range 44 Step A $47,100 - Step L $61,644 annually.
Duties
Include but not limited to:
Provide administrative support to Farm & Food Systems Development Division, Division Coordinator, and FFSD Programs
- Keep supervisor apprised of urgent, confidential, and/or time sensitive situations.
- Perform complex work processing tasks for division such as mail/merge, sort, integrating text with graphics, database work, etc.
- Maintain and track office supplies and inventory.
- Maintain the FFSD division and program calendar.
- Contribute to overall efficient division operations, attend administrative staff meetings, assist across division and adjust workload and priorities as needed.
- Organize and prioritize projects to ensure accuracy and timeliness in their completion.
- Provide division staff and programs with administrative support on various projects.
- Compose correspondence to internal staff and vendors.
- Coordinate with division staff on administrative best practices.
- Act as timekeeper in PISCES; track employee leave, generate timesheets for payroll submissions, and assist staff with timekeeping related questions.
- Compile and distribute payroll, position data, leave balance, and other reports to be distributed to supervisors and program managers.
- Meet with supervisor regularly to plan and prioritize workload, tasks, and schedules to best support division needs.
- Assist in maintaining division storage and surplus space in the agency mailroom.
- Process and send division mail as needed.
- Review, verify, and approve cost spreadsheets for motorpool, cell phone invoices, PC leases, and others sending adjustments or updates to Financial Services as needed.
- Compile and distribute financial reports to programs.
- Develop, evaluate, and conduct purchasing for division equipment and supplies.
- Assist with processing division freeze tracker requests and reviews for completeness.
- Prepare, track, process, and submit division purchase requests.
- Prepare and process invoices received from division programs and acquires necessary documentation.
- Process invoices for international wire transfer payments.
- Monitor and track program budget and provide expenditure estimates.
- Audit and process travel vouchers using the TEMS system.
- Assist division staff with making travel arrangements including booking flights and rental car reservations.
- Register employees for conferences and trainings.
- Complete and track documentation for travel including over limit lodging requests, out of state and out of country travel authorizations, air travel requests, and meals with meeting requests.
- Coordinate and process requests within WSDA’s automated Supply & Equipment (S&E) system.
- Apply and enforces WSDA’s procurement policies and procedures for all purchasing actions and provide input at the division level when policies and procedures need to be updated.
- Utilize knowledge of agency signature (expenditure authority) policy, authorized order approvers and proxies when processing purchase requests.
- Assist programs with grant invoices and submits to Financial Services for payment.
- Update internal and external webpages.
- Review and verify materials are completed to agency standards and ensures ADA compliance.
- Compose official division and program correspondence in accordance to agency brand standards.
- Schedule and attend division and program meetings; record meeting minutes, compile and distribute notes.
- Prepare meeting documents for attendees.
- Schedule and reserve internal and external meeting and conference locations.
- Assist with virtual meeting set up and support.
- Maintain division and program records and ensure files and records are retained and organized.
- Provide support to division coordinator and programs for public records requests.
- Conduct and ensure compliance of paper and electronic record retention.
- Perform scan and toss projects for division.
Qualifications
Who should apply?
Professionals with:
Four (4) years of progressively responsible experience in office/clerical, administrative work.
In addition to the above qualifications, the following knowledge, skills, and abilities will make a candidate highly desirable:
- Skills in conducting research on a specific work assignment.
- Experience with Microsoft Office Suite.
- Experience coordinating travel and procurement activities in compliance with state, federal, and agency policies.
- Skills in managing timekeeping processes.
- Ability to create and maintain web-based content that adheres to ADA standards.
Supplemental Information
Employee Benefits
- A healthy work/life balance, which may include flexible work schedules, and teleworking.
- WSDA provides an excellent benefits package beyond traditional benefits. State employment offers Dependent Care Assistance, Flexible Spending Accounts, Public Service Loan Forgiveness, Tuition Waiver, Deferred Compensation, Employee Recognition Leave; click here for more information.
- 12 paid Holidays & Vacation and Leave Accruals.
- All Personal Protective Equipment (PPE) required will be provided by the agency.
How to apply
You must complete your careers.wa.gov profile and answer the supplemental questions. In addition to completing the online application, and supplemental questions applicants must attach the following documents to their profile to be considered for this position:
· A resume detailing experience and education
· A cover letter describing how you meet the specific qualifications for this position
· Three professional references
By submitting these materials, you are indicating that all information is true and correct. The state may verify information. Any untruthful or misleading information is cause for removal from the applicant pool or dismissal if employed.
If you are having technical difficulties creating, accessing, or completing your application, please call NEOGOV toll-free at (855) 524-5627 or email support@neogov.com.
The initial screening will be solely based on the contents and completeness of your application and the materials submitted. All information may be verified, and documentation may be required. Applications received via e-mail will not be accepted in lieu of applying through the state's on-line recruitment system.
WSDA uses a I-9 form (Download PDF reader)(Download PDF reader) to determine Employment Eligibility and Verification, once hired. This document is the authorization of an individual’s ability to be hired for employment within the United States. Applicants must be eligible to work in the United States.
Equity at WSDA
The Department of Agriculture recognizes, appreciates, supports, embraces, and respects all cultural identities and backgrounds while we collaborate in authentic ways. We hire amazing people that share in the commitment to our Pro-Equity Anti-Racist (PEAR) strategic plan, our Healthy Environment for All (HEAL) Act implementation plan, and our unique needs and desires for belonging, respect, and inclusion. We value the growth and development of our team members by providing equitable access to resources and opportunities for continuous learning, improvement, and advancement.
We strive to hire, cultivate, and retain a productive and dedicated workforce that reflects the communities we serve while we are committed to a workplace that celebrates our differences and supports equal opportunity employment and inclusion regardless of race, creed, color, national origin, citizenship or immigration status, marital status, families with children (including pregnancy, childbirth, or related medical conditions), sex, sexual orientation, gender identity diversity, age, status as a protected veteran, honorably discharged veteran or military status, status as an individual with the presence of any sensory, mental, or physical disability or the use of a trained dog guide or service animal by a person with disabilities or other applicable legally protected characteristics. We also consider qualified applicants with criminal histories, consistent with applicable federal, state, and local laws.
Contact Us
Should you have any questions regarding this position or the online application, contact the Human Resource Office at Recruitment@agr.wa.gov.
Prior to a new appointment into the Department of Agriculture, a background check including criminal record history will be conducted. Information from the background check will not necessarily preclude employment but will be considered in determining the applicant's suitability and competence to perform in the position.
The Human Resources Division may use referrals from this recruitment to help fill future similar vacancies for up to six months.
Veteran's Preference: Applicants who meet the minimum qualifications and wish to claim Veteran's Preference MUST attach a copy of their DD214, or other verification of military service. Please blackout any personally identifiable data such as social security numbers. For additional information on Veteran's Preference and guidance on how to determine if you are eligible, click here.
Persons with a disability, who need assistance with their application or need this announcement in an alternative format, may call 664-1960 or toll free (877) 664-1960. TTY users should first call 711 to access the Washington Relay Service.
For more information about the Washington State Department of Agriculture, visit us at www.agr.wa.gov.